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Stacked blue barrels

Avista Oil

Réduire les coûts de transport grâce à la chaîne de processus numérique

Le système gère en automatique 80 % de nos volumes de transports sans appel téléphonique ni email supplémentaire.

Manfred Himmelbach, Group Logistics Officer

Avista Oil

La quasi-totalité des processus logistiques d'AVISTA OIL sont numériques, entrainant de nombreux avantages pour l’entreprise : réduction des coûts de transport et des couts de gestion, amélioration de la transparence et de la productivité. Nous avons interviewé Manfred Himmelbach, responsable de la logistique du groupe AVISTA OIL pour qu’il partage son expérience avec nous.

AVISTA OIL est l'une des principales entreprises de traitement des huiles usagées en Europe et aux États-Unis. Les huiles usagées, les émulsions et le glycol usagés sont transportés vers trois raffineries à partir de 58 points de collecte en Europe centrale et aux États-Unis. Dans les raffineries, les produits sont raffinés, mélangés et reconditionnés pour être vendus. Pour gérer les exigences logistiques complexes, Manfred Himmelbach, Group Logistics Officer chez AVISTA OIL, a mis en place une chaîne de processus entièrement digitale : depuis la gestion des appels d'offres électroniques via le système de gestion des tarifs et contrats de transport, en passant par l'affectation automatique des ordres de transport et la gestion des accés aux quais, jusqu'à la gestion électronique des factures de transport, Manfred Himmelbach nous fait part de son expérience :

 

« Monsieur Himmelbach, pourquoi les processus logistiques sont-ils presque entièrement numérisés chez AVISTA OIL ?

Avant la digitalisation de nos process, nous n'avions pas de vision claire et transparente. Chaque département de transport lançait ses propres appels d'offres et attribuait les contrats à différentes sociétés de transport sans vision consolidée. Il était évident pour nous que le processus pouvait être organisé de manière beaucoup plus efficace et économique. C'est pourquoi nous avons centralisé tous ces processus au sein du département Logistique du groupe. Les résultats montrent que nous avions raison : une plus grande transparence a permis de réduire les coûts de transport et de moderniser les processus pour un gain élevé d’efficacité. Les différents processus de la chaine logistique sont désormais gérés et disponibles dans un seul système.

Quel module vous a eu le plus d’impact pour vous?

Si l'on considère uniquement les coûts, le module de gestion électronique des Appels d’offres a eu un impact très positif et nous a permis de réduire les coûts de transport de manière significative. Mais il ne s'agit pas uniquement de gains limités aux coûts. Notre logistique doit fonctionner sans faille. C'est pourquoi il était si important pour nous de mettre en place un processus numérique homogène afin de rendre les processus existants plus cohérents et plus efficaces pour tous les acteurs de notre supply chain.  
Le Module de Gestion des creneaux horaires d’accés aux quais de chargement /déchargement nous a aussi permis d’améliorer la relation avec nos partenaires logistiques en réduisant le temps d'attente des chauffeurs et en améliorant aussi notre gestion de la production : mes collègues des raffineries savent maintenant quel type de fluide sera livré quel jour et à quelle heure et peuvent planifier leur production précisément en conséquence.

Pouvez-vous décrire l'ensemble des processus numériques?

Nous lançons nos appels d'offre à travers la plateforme d'appel d'offres TICONTRACT. Cela nous donne accès à une grande base de données et élargit notre bassin de transporteurs. Nous utilisons cet outil pour monter nos appels d’offre et sélectionner les prestataires. Les transporteurs invités à participer saisissent directement leurs prix sur la plateforme à l’aide d’une matrice, qui facilite l'évaluation des offres. Une fois les contrats attribués, les données sont exportées vers la plateforme de gestion des tarifs de transport dont la structure est très claire et très simple à utiliser.

Et comment fonctionne le processus d’ordre de transport désormais ?

La gestion des tarifs TICONTRACT est mise en place à travers la plateforme TRANSPOREON. Les besoins de transport sont saisis en quelques clics dans le module d'exécution de l'expédition et la commande est transmise au transporteur le mieux placé selon les différents critères définis. En général, le transporteur accepte la commande et les documents de transport sont envoyés sous format numérique. Si le transporteur livre par exemple de l'huile usagée, des émulsions ou du glycol, il a aussi la possibilité de réserver des créneaux horaires parmi les plages horaires disponibles de la raffinerie de destination.

Quels sont les avantages de la Plateforme Transporeon?

Il y a une plus grande transparence dans l'exécution automatisée des expéditions. Tout est géré de manière centralisée, ce qui n’empêche pas les différents départements de consulter les informations sur leurs chargements à tout moment. En outre, les traitements manuels ont été considérablement réduits. Le système gère en automatique 80 % de nos volumes de transports sans appel téléphonique ni email supplémentaire. Le module de gestion des accès horaires aux quais a réduit les temps de présence sur nos sites, ce qui se traduit automatiquement par une réduction des temps d'attente pour les chauffeurs et une utilisation plus efficace des capacités de chargement.

Y a-t-il toujours un processus de suivi après la livraison ou la collecte?

Oui, la boucle est bouclée avec le contrôle électronique des coûts de transport qui nous a permis de réduire le nombre de réclamations de 90 %. La préparation de la facturation prend quatre heures par semaine, car le système rapproche automatiquement l'ordre de transport réalisé avec le tarif négocié dans le contrat et crée la provision correspondante. Cela nous permet d'avoir toutes les données bout à bout dans un seul système, depuis l'appel d'offres jusqu'à la préparation du règlement.

Quels sont les éléments nouveaux que vous avez ajouté depuis cette mise en place de la chaîne d'approvisionnement numérique chez AVISTA OIL?

En 2017, nous avons créé l’interface automatique entre notre système ERP et la plate-forme TRANSPOREON. Notre objectif est de créer des ordres de transport directement dans l'ERP et de les affecter ensuite sur la plate-forme selon le processus présenté ».