Branża chemiczna


Stacked blue barrels

Avista Oil

Obniżenie kosztów dzięki cyfrowemu łańcuchowi dostaw

80% zleceń wysyłanych jest przez system bez konieczności dodatkowego kontaktu telefonicznego czy mailowego.

Manfred Himmelbach, Group Logistics Officer

Avista Oil

W AVISTA OIL procesy logistyczne sterowane są w dużej mierze cyfrowo. Dzięki temu przedsiębiorstwo zyskuje na wiele sposobów -  niższe koszty realizacji i zarządzania transportami oraz większa transparentność i produktywność. Jak efekty wdrożenia komentuje Manfred Himmelbach - Group Logistics Officer w AVISTA OIL? 

AVISTA OIL to jedno z wiodących przedsiębiorstw w Europie i USA zajmujących się rerafinacją olejów odpadowych. Przepracowany olej, emulsje oraz zużyty glikol transportowane są do trzech rafinerii przez 58 punktów przeładunkowych znajdujących się w Europie Środkowej i na wschodnim wybrzeżu Stanów Zjednoczonych. Tam produkty te są oczyszczane, odpowiednio zmieszane, rozlewane do zbiorników i ostatecznie – wysyłane do odbiorców. Aby sprostać niełatwym wymaganiom, Manfred Himmelbach, Group Logistics Officer w AVISTA OIL, stworzył cyfrowy łańcuch procedur -  od elektronicznego rozpisywania przetargów, przez zarządzanie stawkami transportowymi on-line, automatyczne zlecanie transportu i zarządzanie oknami czasowymi, aż po elektroniczną kontrolę faktur za zrealizowany transport. W rozmowie Manfred Himmelbach opisuje swoje sprawdzone metody optymalizacji łańcucha dostaw.

 

Dlaczego w AVISTA OIL zdecydowano się na cyfryzację większości procesów logistycznych?

Przed cyfryzacją brakowało transparentności. Każdy dział samodzielnie rozpisywał przetargi i zlecał transport różnym usługodawcom. Zdawaliśmy sobie sprawę, że można to zorganizować w tańszy i wydajniejszy sposób. Dlatego dokonaliśmy centralizacji wszystkich tych procesów w dziale Group Logistics. Wynik potwierdził nasze przypuszczenia - dzięki większej transparentności koszty logistyki zostały zredukowane, a dotychczasowe procedury zastąpiły wydajne i nowoczesne procesy. Przebieg każdego z nich możemy teraz śledzić w jednym systemie.

Który z modułów przyczynił się do tego najbardziej?

Jeśli wziąć pod uwagę wyłącznie oszczędność kosztów, najbardziej przyczyniła się do tego funkcja elektronicznego rozpisywania przetargów. Dzięki temu w 2015 roku udało się zmniejszyć koszty transportu o sześciocyfrową sumę. Ale nie chodzi jedynie o koszty. Nasza logistyka musi funkcjonować bez zarzutu. Dlatego tak ważne było dla nas stworzenie cyfrowego łańcucha procedur, który poprawi wydajność procesów – z korzyścią dla wszystkich zaangażowanych stron na całej długości łańcucha dostaw. I tak na przykład funkcja zarządzania oknami nie tylko skróciła czas przestojów kierowców pojazdów ciężarowych, ale też pozwoliła nam usprawnić planowanie produkcji. Nasi koledzy w rafineriach wiedzą teraz, co i w jakich godzinach zostanie dostarczone kolejnego dnia i mogą to uwzględnić w swoich planach.

Czy mógłby Pan opisać cały ten proces?

Rozpisujemy nasze przetargi przy pomocy modułu Tendering TICONTRACT. Dzięki temu możemy korzystać z pokaźnej bazy danych i sukcesywnie rozszerzać pulę współpracujących z nami firm spedycyjnych. Dzięki temu narzędziu wybieramy firmy transportowe do przetargu i przygotowujemy odpowiednią dokumentację. Firmy spedycyjne wprowadzają swoje oferty w specjalnym formularzu, przez co możemy je w prosty sposób ze sobą porównać. Po podpisaniu umów z usługodawcami dane eksportowane są do przejrzystej i intuicyjnie zbudowanej bazy danych w module Zarządzania Stawkami.

A jak przebiega przykładowy proces zlecenia?

Moduł Zarządzania Stawkami TICONTRACT jest połączony z platformą TRANSPOREON. Wystarczy kilka kliknięć, aby wprowadzić na niej zlecenie w module Zlecanie Transportu i aby wysłać je do odpowiedniej firmy spedycyjnej. Firma spedycyjna z reguły przyjmuje zamówienie i otrzymuje od nas dokumenty przewozowe w formie cyfrowej. Jeśli przewożony jest przepracowany olej, emulsje lub zużyty glikol, firma spedycyjna może zarezerwować okienko – termin na rozładowanie/załadowanie materiału w danej rafinerii.

Jakie są zalety tego rozwiązania?

Dzięki automatyzacji wysyłania zleceń mamy większą transparentność. Co prawda wszystko jest zarządzane centralnie, ale poszczególne działy mają w każdej chwili dostęp do informacji na temat „swojego” transportu. Ponadto istotnie zmniejszyła się liczba czynności wykonywanych manualnie. 80% zleceń wysyłanych jest przez system bez konieczności dodatkowego kontaktu telefonicznego czy mailowego. System Zarządzania Oknami Czasowymi skrócił długość cyklu w rafineriach, ograniczył przestoje pojazdów ciężarowych oraz pozwolił na efektywniejszy transport.

Czy po dostarczeniu / odbiorze towaru następuje jeszcze jakiś proces?

Tak, koło zamyka elektroniczna kontrola ceny transportu. Dzięki temu mogliśmy zredukować ilość dokumentów księgowych. Rozliczenia zajmują cztery godziny tygodniowo, ponieważ system automatycznie porównuje dane zlecenie oraz zapisany w module Zarządzanie Stawkami kontrakt i sam wystawia zlecenie płatności. W ten sposób cały proces - od rozpisania przetargu aż po rozliczenie – obsługiwany jest przy pomocy jednego systemu.

Jakie są dalsze plany AVISTA OIL wobec cyfrowego łańcucha dostaw?

W 2017 roku planujemy uruchomić interfejs pomiędzy naszym systemem ERP a platformą TRANSPOREON. Naszym celem jest wysyłanie zleceń transportu bezpośrednio z ERP i automatyczne przekazywanie ich przez platformę naszym kontrahentom.