Zarządzanie oknami czasowymi - 3 czynniki sukcesu wdrożenia

truck gates

Przy załadunkach i rozładunkach dochodzi do częstych konfliktów. Dzieje się tak, ponieważ przewoźnicy narzekają na długi czas oczekiwania, a załadowcy borykają się ze zmianami w dostępnych ciężarówkach. W takiej sytuacji, zarządzanie oknami czasowymi (z ang. TSM) pomaga zaplanować obsługę pojazdów.

Jeśli jednak system ma faktycznie przynieść oczekiwane korzyści, wdrożenie musi być precyzyjnie zaplanowane. Co więcej, musi być pełna zgoda, że pracownicy rzeczywiście będą korzystać z systemu w swojej codziennej pracy. Mając pewność co do powyższych punktów, jeśli planujesz wdrożyć system lub moduł zarządzanie oknami czasowymi, musisz ponad to zapoznać się z kilkoma kluczowymi czynnikami, które przesądzą o sukcesie wdrożenia rozwiązania. Zaczynamy?

Czynnik #1: Zarządzanie oknami czasowymi - dostępne zasoby 

Jeśli chcesz, aby obsługa załadunków i rozładunków była szybka i efektywna, musisz wiedzieć, jakimi zasobami dysponujesz. W tym zakresie pamiętaj o poniższych wskazówkach:

  • Upewnij się, że możesz obsłużyć większość załadunków oraz rozładunków ciężarówek zgodnie z planem dnia,
  • Oblicz, ile okien czasowych dziennie możesz zaoferować swoim przewoźnikom. Upewnij się przy tym, że masz zespół, wózki widłowe i inne urządzenia, aby obsłużyć transporty,
  • Zarezerwuj ok. 5% okien czasowych na nieprzewidziane wydarzenia, takie jak opóźnienia, nagłe zamówienie od ważnego klienta lub przybycie niezaplanowanego transportu,
  • Zaplanuj obsługę transportów w bardziej wymagających okresów w roku, kiedy potrzeby jest dodatkowy personel (np. przed świętami)

Ustal zasady i konsekwentnie się nich trzymaj!

Przy wdrożeniu modułu zarządzanie oknami czasowymi musisz pamiętać o czynnikach zewnętrznych tj. samych przewoźnikach. W przypadku większości systemów TSM, to właśnie oni najczęściej obarczani są kosztami rezerwacji. Pamiętaj, aby wysłać im komplet informacji, które pomogą im sprawnie i szybko przestawić się na nowy system. Warto przy tym przedstawić korzyści nowego rozwiązania, np.:

  • krótszy czas oczekiwania na rampach,
  • redukacja przestojów,
  • jasne reguły rezerwacji okien oraz obsługi transportów.

Czynnik #2: Jasne zasady współpracy

Wdrożenie systemu to jedno. Jeśli jednak chcesz, aby faktycznie wprowadził oczekiwane efekty, musisz ustalić warunki współpracy z przewoźnikami, a przede wszystkim:

  • Określ zasady, kiedy przyjazd jest odnotowany, jako punktualny lub opóźniony i przekaż je swoim przewoźnikom,
  • Ustal kary, jeśli transport przyjedzie po czasie, (np. zmiana okna lub odprawa na samym końcu),
  • Zaplanuj okres przejściowy (np. 2 tygodnie), zanim nowe zasady wejdą w życie. Zaznacz jasno, że ciężarówka bez okna czasowego nie będzie obsługiwana.

Czynnik #3: Zapoznanie z nowym systemem

Wszystko zaczyna sie na ludziach i na ludziach się kończy. Twoi pracownicy muszą znać system i rozumieć jego znaczenie w procesie. W przeciwnym razie cała inicjatywa zakończy się porażką. W tym miejscu:

  • Zrób szkolenie i naucz zespół, jak korzystać z systemu.
  • Ustaw uprawnienia i nadaj je pracownikom (np. podgląd/edycja okna czasowego)
  • Przekaż pracownikom, że TSM może samodzielnie ustalać kolejność załadunków i rozładunków na podstawie informacji w systemie.

Przewoźnicy widzą rozwiązanie sytuacji  z kolejkami na rampach w powiększeniu zespołu lub rozbudowie magazynów. Niestety z perspektywy załadowcy to dodatkowe koszty. Co więcej, jest to sprzeczne z jego zadaniem, jakim jest wprowadzanie oszczędności. Dlatego wdrożenie modułu Zarządzanie Oknami Czasowymi jest sensowne dla obu stron. Przede wszystkim, nie wymaga dodatkowej załogi lub sprzętu i wprowadza porządek na rampach, co ułatwia pracę przewoźników.

Szukasz dodatkowych informacji o module Zarządzanie Oknami Czasowymi? Poznaj historie naszych klientów i dowiedz się z pierwszej ręki, jakie wyniki udało się osiągnąć dzięki module Zarządzanie Oknami Czasowymi.

Otrzymuj darmowy Newsletter!