Systemy logistyczne - jak się przygotować na spotkanie z dostawcą?

people having a meeting in a meeting room

Po wstępnym wyborze firm, które wdrażają systemy logistyczne, czas na pierwsze spotkanie z potencjalymi dostawcami. Jak się przygotować do takiego spotkania i co należy przed nim zrobić? Poznaj, a przede wszystkim zapamiętaj 8 kluczowych kroków, które musisz podjąć, aby spotkanie z dostawcą systemu logistycznego było jak najbardziej efektywne. Zaczynamy.

1. Poinformuj o zmianie.

Jednym z najważniejszych punktów, o którym zawsze trzeba pamiętać przy rozglądaniu się za systemem logistycznym, jest poinformowanie pracowników o planowanym zakupie. Dlaczego to takie istotne? Podstawowym warunkiem sukcesu wdrożenia jest przyzwolenie pracowników na zmianę. Jeśli wdrożysz system logistyczny, z którego nikt nie korzysta lub robi to w niewłaściwy sposób, nie usprawnisz pracy. Ponad to, taka zmiana budzi obawy (np. reorganizacja, cięcia). Poinformuj pracowników, że firma zaczyna zbierać oferty na systemy logistyczne, wyjaśnij, czemu to służy i jak usprawni pracę, a jednocześnie rozwiej wątpliwości w razie pytań. Tak zwiększysz szanse powodzenia projektu i usprawnisz realizację.

2. Zaproś do stołu zainteresowane strony.

Wdrożenie rozwiązania IT to duży projekt, który rzutuje na pracę wielu zespołów. Systemy logistyczne mają to do siebie, że na codzień korzystają z nich pracownicy logistyki, magazynu, obsługi klienta, a nawet handlowcy. Aby wybrać rozwiązane, które faktycznie usprawni ich pracę, zaangażuj osoby, które będą na nim pracować. Zrób porządny wywiad środowiskowy i wypytaj o problemy, z którymi się borykają, a które systemy logistyczne są w stanie rozwiązać (np. tłok na strefie rozładunkowej itp.)

3. Systemy logistyczne, a wewnętrzne procesy.

Nawet najlepsze systemy logistyczne nie będą generować oszczędności i usprawniać pracy jeśli nie będą oparte o procesy w Twojej firmie. Po umówieniu się na spotkanie, przeprowadź wywiad w swojej firmie lub po prostu spisz procesy, jakie funkcjonują. Potencjalny dostawca musi zrozumieć, jak działa Twoja firma, gdzie można usprawnić pracę i jakie rozwiązanie dobrać, aby tak się stało. Weźmy za przykład Zarządzanie Oknami Czasowymi. Po rozmowie z pracownikami magazynu, spedytorami i przewoźnikami wiesz, że bardzo długie kolejki przy rampach załadunkowych znacznie zmniejszają efektywność zakładu jak i generują problemy we współpracy z kierowcami (zatory przy rampach, pauzy itp.). Teraz musisz dowiedzieć się m.in. jak:

  • rezerwowane są okna czasowe,
  • przebiega komunikacja z przewoźnikami,
  • wygląda planowanie załadunków i rozładunków (kto za to odpowiada),
  • jakie programy, rozwiązania są używane (plik ,xls, mail, telefon, systemy logistyczne itp.)

Dzięki tej wiedzy szybciej znajdziesz wąskie gardła i dobierzesz efektywne rozwiązanie, które faktycznie pomoże rozwiązać problem.

4. Porozmawiaj z przewoźnikami.

Systemy logistyczne z jednej strony łączą sprzedaż, obsługę klienta i magazyn, z drugiej - także przewoźników. Przed podjęciem rozmów, poinformuj ich o planowanych zmianach. Bardzo możliwe, że już pracują na takich rozwiązaniach, dlatego też warto znać ich opinie. Według raportu Dostępność, Stawki & Technologia: Europejskie Badanie Transportu Drogowego 2018, aż 63% polskich przewoźników twierdzi, że cyfryzacja pomoże w przyszłości rozwinąć ich firmę.

5. Dowiedz się o działających rozwiązaniach.

Systemy logistyczne nie działają w próżni. W zależności od wielkości firmy, najczęściej są zintegrowane z innymi systemami IT, takimi jak ERP (SAP, Comarch itp.) Przed spotkaniem z potencjalnym dostawcą dowiedz się, jakie rozwiązania IT funkcjonują w Twojej firmie. Taka informacja będzie bardzo przydatna, ponieważ może mieć wpływ na kształt wdrożenia i jego cenę.

6. Ustal skalę projektu.

To ważne w dużych firmach, gdzie planuje się najpierw tzw. pilotażowe wdrożenia w jednym zakładzie, z myślą o kolejnych w innych oddziałach, jeśli współpraca zakończy się sukcesem. Również o skali projektu decyduje ilość rozwiązań, jakie chcesz wdrożyć. Pamiętaj również, że nawet w jednej firmie, procesy w różnych zakładach są inne, dlatego tak ważny jest dobry wywiad. Często realizujemy projekty, gdzie systemy logistyczne mają objąć kilka lokalizacji na całym świecie, gdzie jasno podana skala projektu do określenia zakresu wsparcia to podstawa.

7. Przygotuj listę przewoźników.

W rozmowach z naszymi klientami często pada pytanie o przewoźników. Wówczas powstaje obawa, że nie będą działać na platformie, co równa się porażce projektu. Z doświadczenia wiemy jednak, że bardzo często nawet do 70% firm, pracujących z potencjalnym klientem, już działa na naszych rozwiązaniach. Aby móc to zweryfikować, przygotuj przed spotkaniem listę przewoźników i po podpisaniu NDA (z ang. non-disclosure agreement) udostępnij ją dostawcy. Koniecznie poproś o zaznaczenie, który z przewoźników już pracuje na platformie. Będziesz mieć pewność, że systemy logistyczne zostaną zaakceptowane przez firmy transportowe i zaoszczędzisz czas na szkolenia.

8. Otwórz się na rozmowę, nie Power Point'a.

Pierwsze spotkanie z firmami, które oferują systemy logistyczne wyglądają podobnie: przyjeżdza handlowiec, pokazuje prezentacje produktu + cennik na końcu. Zaprezentowanie oferty powinno być jednak ostatnim krokiem, po odpowiednio nakreślonych potrzebach i wyzwaniach, którym systemy logistyczne mają podołać. Pierwsze spotkanie powinno być luźną rozmową, gdzie handlowiec będzie zbierać informacje, aby przygotować ofertę szytą na miarę.

Otrzymuj darmowy Newsletter!