System logistyczny - jak powinno wyglądać wdrożenie?

Każdy projekt wdrożenia systemu logistycznego jest inny. Pewne etapy wprawdzie się powtarzają, ale każdy z nich może wyglądać inaczej. Zależy to np. od skali projektu lub specyfiki branży. Do tej pory omówiliśmy sobie, kiedy jest najlepszy moment na wdrożenie platformy, jaką jest system logistyczny i jak wybrać solidnego podwykonawcę. Tym razem skoncentrujemy się nad samym wdrożeniem, czyli: jak powinno wyglądać? Na co zwrócić szczególną uwagę przy wdrożeniu projektu, jakim jest system logistyczny?

Workshop 

W większości przypadków realizacja projektu zaczyna się jeszcze przed podpisaniem umowy, od tzw. workshopu (spotkania warsztatowego). Głównym celem spotkania jest poznanie procesów logistycznych w Twojej firmie, jak i wybranie modułów, które pozwoliłyby te procesy usprawnić . Przygotowując się do workshopu, musisz pamiętać, aby zaprosić na niego:

  • kierownika/dyrektora działu logistyki;
  • project managera, czyli osobę koordynującą projekt;
  • osobę z działu IT, która technicznie wdroży rozwiązanie w Twojej firmie;
  • użytkownika systemu, który będzie finalnie na nim pracował.

Po workshopie, dostawca spisuje wymagania w formie specyfikacji systemu i daje do zatwierdzenia klientowi, który tym samym daje zielone światło na przygotowanie oferty.

Istotne jest, aby od początku za projekt była odpowiedzialna jedna osoba. Zdarza się, że system wdrażany jest od razu w kilku lokalizacjach i wówczas niezawodna jest rola osoby, która zbierze informacje od wszystkich osób uczestniczących w projekcie i przekaże je dalej osobie koordynującej z zespołu projektowego. Jeżeli jest to niemożliwe, należy zadbać o skuteczny przepływ komunikacji, żeby wiarygodne informacje docierały do wszystkich zaangażowanych osób.

Kick - Off call

Kick-off call to rozmowa, która rozpoczyna pracę zespołu projektowego. Osobami zaangażowanymi w projekt ze strony dostawcy są project manager (PM) oraz IT Project manager. PM odpowiedzialny jest za całościową koordynację projektu, w tym np. za organizację szkoleń i dodawanie kont użytkowników. Z kolei IT project manager współpracuje z osobami technicznymi. W TRANSPOREON angażujemy też osobę z działu Customer Services, która zajmie się integracją przewoźników oraz Customer Success Managera, który będzie wspierał użytkownika w efektywnym korzystaniu z platformy.  Celem Kick Off call'a jest zaprezentowanie osób zaangażowanych w projekt, zatwierdzenie zakresu pracy oraz zaplanowanie dalszych kroków.

Plan projektu

Kiedy zespół projektowy zna termin startu platformy, przygotowanny jest plan projektu, który przedstawiany jest na kolejnym spotkaniu statusowym. Często o terminie startu systemu klient informuje swojego opiekuna wcześniej i wówczas plan projektu przygotowywany jest już na pierwsze spotkanie organizacyjne (Kick-Off Call).

Plan projektu to rozpisane etapy prac, kiedy co ma się wydarzyć, aby wyrobić się w wyznaczonym terminie. To jest kluczowy moment, ponieważ dokument będzie głównym punktem odniesienia w pracy nad projektem. Z tego względu musisz dokładnie zweryfikować, czy zaangażowane osoby będą realnie wtedy dostępne (np. nie są na urlopach itp.). O postępach projektu jak i dacie startu muszą być poinformowali też przewoźnicy. Im więcej razy będziesz przekładał start programu, tym mniej poważnie do wdrożenia będą podchodzić współpracujące firmy transportowe, co może walnie przyczynić się do opóźnień we wdrożeniu i przyszłych trudności we współpracy na nowym systemie.

Faza testowa 

Podczas fazy testowej weryfikujesz działanie platformy w środowisku testowym. Faza ta zaczyna się od prezentacji systemu, która ma na celu zapoznanie osób testujących z podstawowymi funkcjonalnościami. Aby dostarczyć system logistyczny w wyznaczonym terminie, na fazę testową jest przeznaczony odpowiedni czas, zdefiniowany w planie projektu. Podczas testów możesz zgłaszać poprawki i modyfikować rozwiązanie bazując na zatwierdzonej wcześniej specyfikacji systemu. Kiedy testy dobiegną końca, następuje zatwierdzenie zgodności systemu z wymaganiami i funkcjonalności udostępniane są na środowisku produkcyjnym. W tym momencie system logistyczny zaczyna realnie działać.

Ogromnie ważne jest obustronne zaangażowanie w fazę testową. Im wnikliwej zweryfikujesz wszystkie przygotowane funkcjonalności, tym mniej poprawek trzeba nanieść  na system produkcyjny, co istotnie skraca tzw. fazę stabilizacji po starcie. Rzetelne testy eliminują także poziom stresu związanego z potencjalnymi problemami na środowisku produkcyjnym.

Obecnie realizujemy w TRANSPOREONIE praktykę, w ramach której tworzymy scenariusze testowe weryfikowane kolejno przez klienta przed przystąpieniem do testowania systemu. W ten sposób chcemy ułatwić ich przeprowadzenie oraz nakierować klienta na najczęściej pojawiające się przypadki.

System logistyczny a integracja przewoźników 

Podczas wdrażenia projektu równocześnie odbywa się integracja przewoźników, ktróra polega na przygotowaniu firm transportowych do pracy z nowym systemem. Przygotowanie polega na poinformowaniu przewoźników o nowym rozwiązaniu, rejestracji na platformie lub aktualizacji aktualnej umowy oraz organizację szkoleń i wspracie po starcie. Ważne jest, abyś na bieżąco informował swoich przewoźników o nowym systemie, a w szczególności - kiedy zacznie działać. Pamiętaj, że to Twoja firma jest odpowiedzialna za komunikację z przewoźnikami. Dostawa oprogramowania to zupełnie obca firma, od której komunikacja nigdy nie będzie tak istotna jak od klienta, którym jesteś. Dla niektórych przewoźników to może być pierwszy kontakt z systemem logistycznym w ogóle, dlatego tym bardziej ważne jest, abyś dbał o dostarczanie im odpowiednich informacji.

System logistyczny wdrożony. Co dalej?

Kiedy zespół projektowy widzi, że system działa i nie są zgłaszane dodatkowe zmiany, pełna dokumentacja przekazywana jest do działu obsługi powdrożeniowej. O tym, jak taka obsługa powinna funkcjonować i co możesz po swojej stronie zrobić, aby zwiększyć jej efektywność, dowiesz się z kolejnego postu o obsłudze powdrożeniowej.

Podczas realizacji projektu, jakim jest system logistyczny, istotne jest, aby dostawca był dla Ciebie i Twojej firmy zaufanym partnerem, który nie tylko wykona zlecone prace, ale też poprowdzi Cię przez cały proces wdrażania systemu. Zastanawiasz się, jak zweryfikować, czy dostawca usług faktycznie stara się być dla Ciebie wsparciem? Sprawdź, czy jest w stanie podzielić się rozwiązaniami, które już funkcjonują w Twojej branży. Analizuj, czy konsultanci podpowiadają, jak zaplanować i kogo zaangażować u siebie w firmie w integrację systemu. Weryfikuj, czy dostawca trzyma się ustalonego harmonogramu i dokładnie informuje, jakie są kolejne etapy w projekcie.

Przygotuj się też na pełne zaangażowanie, konsekwentną komunikację do swoich przewoźników oraz pamiętaj o własnych potrzebach. Stworzenie programu, jakim jest system logistyczny, wymaga zrozumienia, jakie realne procesy musi on pokryć, aby zwiększyć efektywność pracy Twojego działu. Ponad to, musisz zapewnić stały przepływ informacji wewnątrz firmy, w kierunku dostawcy oprogramowania jak i przewoźników, żeby mieć pewność, że każdy wie, na jakim etapie jest projekt i co w związku z tym trzeba zrobić. Koniec końców, ogromną rolę gra Twoje zaangażowanie, szczególnie w fazie testowej, w której trzeba dokładnie zweryfikować, czy system działa tak, jak powinien.

Otrzymuj darmowy Newsletter!