Program do logistyki transportu

people talking about a document

Decyzja, kto dostarczy program do logistyki transportu, zapadła. Czy możesz szykować się do podpisania umowy? Niestety nie. Wcześniej musisz odbyć szereg spotkań, aby upewnić się, że dostawca rozumie procesy, które chcesz zautomatyzować poprzez program do logistyki transportu. Ponad to, trzeba zaangażować zespół i uzgodnić, kto i jak będzie korzystał z systemu oraz kto będzie w kontakcie z dostawcą. A przewoźnicy? Ich też trzeba poinformować o wdrożeniu oraz związanymi z tym zmianami. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, co jeszcze musisz przypilnować przed podpisaniem umowy z dostawcą systemu logistycznego.

Program do logistyki transportu- co jest najważniejsze

Zakup oprogramowania to ważna decyzja. Nawet po podpisaniu umowy, klienci czują się wciąż niepewnie, chociaż niby każdy wie, co ma robić. Podstawą jest przekonanie, że dostawca to profesjonalny doradca, który będzie w stanie przeprowadzić Ciebie i Twoją firmę przez całe wdrożenie i podpowiedzieć rozwiązania, które będą się sprawdzać. Powiedzmy, że chcesz wdrożyć nową funkcję lub proces. Solidny dostawca, który tworzy program do logistyki transportu, powinien podpowiedzieć efektywne kosztowo rozwiązanie albo odradzić pomysł, jeśli sensownie udowodni, dlaczego należy go porzucić. To szczególnie ważne w projektach, gdzie firmy organizują logistykę na zewnątrz i czasem brakuje wiedzy, jak przenieść procesy z powrotem do firmy za pomocą systemu. Dlatego to dostawca musi edukować w zakresie najlepszych i efektywnych kosztowo rozwiązaniach. Wszak po co wyważać otwarte drzwi ;-)?

1. Zaplanuj zasoby i wyznacz osobę do kontaktu.

Przed podpisaniem umowy upewnij się, że jest wyznaczony manager projektu, który odpowiada za wdrożenie po Twojej stronie. Z nią będzie się kontaktował dostawca np. podczas spotkań, na których będą analizowane postępy w projekcie. Najlepiej, aby to była osoba, która na codzień zajmuje się działaniami z pogranicza biznesu i IT. Ponad to, musi dobrze się komunikować, aby zebrać od wszystkich zaangażowanych osób komplet informacji. Te umiejętności pomogą jej przekać informacje, jak od strony technicznej wygląda dany proces. Najczęściej jest to manager logistyki (czasem wspierany przez osobę z działu IT) lub dedykowany project manager.

Pamiętaj, aby nigdy nie delegować nowego pracownika. Osoba do kontaktu musi mieć zbudowany autorytet wewnątrz firmy i dokładnie wiedzieć, do kogo zwrócić się z jaką prośbą, a przede wszystkim - zrobić to w określonym czasie.

W Transporeon Group realizowaliśmy taki projekt, w którym wdrażaliśmy program do logistyki transportu w kilku lokalizacjach i to, co zrobiliśmy na samym początku to od razu zaangażowaliśmy odpowiednie osoby z każdej z nich. Każdy manager logistyki wiedział od początku, jak będzie wyglądało wdrożenie, dzięki czemu uniknęliśmy niespodziewanych sytuacji, co z kolei zaoszędziło mnóstwo czasu i komplikacji w projekcie.

Aby uniknąć opóźnień we wdrożeniu, zweryfikuj dostępność potencjalnego managera projektu w najbliższych kilku miesiącach. Czasem zdarza się, że jest wyznaczona po stronie klienta osoba do kontaktu, a potem okazuje się, że jest na urlopie, co powoduje duże opóźnienia w projekcie.

2. Dostarcz listę partnerów i przewoźników.

Zespół projektowy dostawcy powinien przed podpisaniem umowy otrzymać listę partnerów i przewoźników. Oprócz działu logistycznego, oni też będą korzystać z systemu i dostawca musi wiedzieć, ile ich jest, aby utworzyć odpowiednie konta i przeszkolić przewoźników z używania systemu. Ciekawym przypadkiem są sieci handlowe, które używają modułu do zarządzania oknami czasowymi (Time Slot Management). Muszą dostarczyć listę przewoźników od swoich partnerów, co wymaga komunikacji nie tylko do nich, ale też ich przewoźników.

3. System logistyczny, a configuration sheet i project plan.

Configuration sheet to dokument, w którym znajdują się informacje, jak program do logistyki transportu ma działać. Powinny w nim być określone zasady, kto ma jakie uprawnienia, jakie zmiany może zlecać w systemie, co może, a czego nie może robić w programie. Znajdziesz w nim np. dane o typach użytkowników, lokalizacje, miejsca załadunków czy typy produktów. Drugim ważnym dokumentem jest tzw. project plan, który zawiera informacje na temat zadań do zrobienia zarówno po Twojej stronie, jak i dostawcy. Najczęściej taki dokument tworzy dostawca na swoje potrzeby, ale bardzo dobrą praktyką jest, abyś też miał wgląd do dokumentu, żeby wiedzieć dokładnie, co pozostało do zrobienia w projekcie. Koniecznie poproś swojego dostawcę, aby przygotował i regularnie analizował z Tobą project plan.

Przy projektach takich jak program do logistyki transportu, bardzo ważne jest, aby dokładnie wiedzieć, jak będzie wyglądać cała realizacja, a konkretnie:

  • zespół po stronie dostawcy (Project Manager, IT Project Manager, Customer Success Manager itp.),
  • osoby do codziennej komunikacji,
  • terminy spotkań statusowych,
  • szkolenia dla pracowników i przewoźników,
  • dane do rozliczeń (szczególnie ważne przy projektach globalnych),
  • termin realizacji testów itp.

4. Upewnij się, że projekt jest sprzedany w firmie.

Podstawą porażki w takich projektach jak program do logistyki transportu to brak pewności, że ludzie, którzy będą na nim pracować są przekonani o słuszności wdrożenia. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, po co jest system i jakie cele ma pomóc osiągnąć. Najczęściej pojawiającym się problemem jest opór po stronie pracowników działu planowania transportu, którzy obawiają się, że system umożliwi innym pracownikom łatwiejszy dostęp do danych, co sprawia, że czują się zagrożeni. Trzeba ich zapewnić, że system ma ich wepsrzeć w codziennym wykonywaniu obowiązków, aby mieli czas na bardziej rozwojowe, strategiczne zadania z punktu widzenia firmy. To twoje zadanie, jako właściciela projektu, aby "sprzedać go wewnętrznie" osobom, które będą aktywnie korzystać z systemu. Jeśli zaniedbasz ten punkt to możesz znacznie opóźnić wdrożenie, a nawet sami pracownicy mogą go zastopować.

Istotny jest też dialog z przewoźnikami. Zadbaj o to, aby wiedzieli o wdrożeniu i rozumieli dlaczego mają korzystać z platformy i co im konkretnie ona da. Przewoźnicy muszą znać zasady korzystania z systemu oraz zmiany we współpracy (np. co się stanie, jeśli przyjadą za wcześnie lub za późno po rozładunek, jakie będą konsekwencje). Poinformuj, kiedy jest start systemu i do kogo mogą zwrócić się z pytaniami oraz prosić o pomoc. Komunikacja musi wyjść od Ciebie, bo żaden zewnętrzny dostawca nie będzie w tym tak skuteczny jak Twoja firma.

5. Upewnij się, że to ten właściwy.

Wprowadzenie do firmy nowego rozwiązania, jakim jest program do logistyki transportu, to ogromna zmiana. Widzimy, jednak, że największa transformacja odbywa się w mentalności pracowników. Wdrożenie to dla niektórych nowe doświadczenie, które ma wpływ na sposób, jak będziesz postrzegany w swojej firmie. Zadbaj o to, aby wybrany dostawca również pomógł Ci osiągnąć Twoje zawodowe cele. Na początek, zorganizuj spotkanie i opowiedz, w jakim punkcie jest firma i o swojej sytuacji. Zweryfikuj, czy konsultant faktycznie może wesprzeć Cię swoim doświadczeniem i wiedzą tak, aby wypozycjonować Cię, jako firmowego eksperta.

Otrzymuj darmowy Newsletter!