INDUSTRIA CHIMICA E FARMACEUTICA


Stacked blue barrels

Avista Oil

Costi ridotti grazie alla catena di processo digitale

L’80% dei trasporti viene assegnato tramite il sistema, senza dover ricorrere a ulteriori telefonate o e-mail.

Manfred Himmelbach, Group Logistics Officer

Avista Oil

AVISTA OIL ha optato per una gestione digitale dei propri processi logistici. In questo modo l’azienda si assicura numerosi vantaggi: riduzione dei costi di trasporto e di processo, maggiore trasparenza, incremento della produttività. Ne parliamo con Manfred Himmelbach, Group Logistics Officer presso AVISTA OIL.

AVISTA OIL è un’impresa leader nella purificazione dell’olio esausto in Europa e negli USA. Olio esausto, emulsioni e glicole esausto vengono portati a tre raffinerie tramite 58 punti di distribuzione situati in Europa centrale e nei Paesi della costa occidentale degli Stati Uniti. Presso tali raffinerie i prodotti vengono purificati, miscelati e riconfezionati per essere poi venduti. Per far fronte alle complesse sfide logistiche che l’azienda deve affrontare, Manfred Himmelbach, Group Logistics Officer di AVISTA OIL, ha creato una catena di processo interamente digitale: dai tender elettronici, passando per la gestione delle tariffe di trasporto, l’assegnazione automatica degli incarichi di trasporto e la gestione degli slot temporali, fino al controllo elettronico delle fatture. Nell’intervista ci porta un esempio di best practice.

 

Sig. Himmelbach, perché AVISTA OIL ha scelto di adottare processi logistici digitali?

Manfred Himmelbach Prima della conversione, la trasparenza non esisteva. Ogni reparto tecnico effettuava tender e assegnava ordini di trasporto a vari fornitori di servizi. Abbiamo capito che ci occorreva un’organizzazione molto più efficiente e vantaggiosa. Per questo abbiamo accentrato i processi presso il reparto Group Logistics. I risultati ci hanno dato ragione: la maggiore trasparenza ha ridotto i costi della logistica e assicurato processi efficienti e moderni. Ora è possibile visualizzare tutti i processi in un unico sistema.

Quale modulo ha portato i vantaggi maggiori?

Manfred Himmelbach Se consideriamo solo i risparmi in termini di costi, sono i tender elettronici ad aver sortito l’effetto maggiore. Grazie ad essi siamo riusciti a ottenere risparmi a sei cifre sui costi di trasporto del 2015. Tuttavia, non si tratta solamente di costi. La nostra logistica deve funzionare alla perfezione. Ecco perché per noi era tanto importante realizzare un processo interamente digitale che incrementasse l’efficienza di tutte le operazioni per ognuna delle parti coinvolte all’interno della supply chain. Ad esempio, la gestione degli slot temporali ha non soltanto ridotto i tempi di attesa per gli autisti dei TIR, ma anche migliorato la nostra pianificazione della produzione. Oggi i miei colleghi delle raffinerie sanno già cosa verrà consegnato domani e a che ora, in modo da poterne tenere conto.

Potrebbe descriverci di nuovo questo processo interamente digitale?

Manfred Himmelbach Svolgiamo i nostri tender tramite il modulo di tendering di Ticontract. Questo ci consente di accedere a una vasta banca dati e di ampliare il pool di trasportatori di riferimento. Tramite questo tool selezioniamo i fornitori di servizi di trasporto per il tender e raccogliamo una grande mole di documenti relativi al tender stesso. I trasportatori inseriscono le loro offerte in una matrice e grazie al tool noi riusciamo a valutarle con facilità. Alla chiusura dei contratti, i dati vengono esportati nel sistema di gestione delle tariffe dei trasporti, chiaro e di facile consultazione.

Cosa succede nel caso di un ordine di trasporto concreto?

Manfred Himmelbach Il sistema di gestione delle tariffe di Ticontract è collegato alla piattaforma Transporeon. Bastano pochi clic per inserire la richiesta nel modulo di assegnazione del trasporto e l’ordine di trasporto viene trasmesso a un trasportatore idoneo selezionato in base a vari criteri. Di norma il trasportatore accetta l’ordine e riceve i documenti di trasporto per via digitale. Sia che consegni olio esausto, emulsioni o glicole esausto, il trasportatore può prenotare uno slot temporale per l’ingresso e l’uscita delle merci presso la rispettiva raffineria.

Quali sono i vantaggi di questo sistema?

Manfred Himmelbach L’assegnazione automatica degli ordini ha incrementato sensibilmente la trasparenza. Tutto viene gestito a livello centrale, ma i reparti tecnici possono visualizzare in qualsiasi momento le informazioni relative ai propri trasporti. Inoltre, lo sforzo manuale è stato ridotto drasticamente. L’80% dei trasporti viene assegnato tramite il sistema, senza dover ricorrere a ulteriori telefonate o e-mail. Il sistema di gestione degli slot temporali ha ridotto i tempi di lavorazione presso le nostre raffinerie e i tempi di attesa per i TIR, il che ci consente di sfruttare meglio le capacità di carico.

La consegna o il ritiro sono accompagnati da un processo di follow-up?

Manfred Himmelbach Certamente, e il cerchio si chiude con la verifica elettronica dei prezzi di trasporto. Così facendo, siamo riusciti a ridurre del 90% il numero dei documenti giustificativi. Alla fatturazione vengono dedicate quattro ore alla settimana, poiché il sistema confronta automaticamente l’ordine di trasporto e il contratto inserito nel sistema di gestione delle tariffe, quindi emette l’accredito. In questo modo riusciamo a elaborare tutto in un unico sistema, dal tender alla procedura di accredito.

Come si procede con la supply chain digitale ad AVISTA OIL?

Manfred Himmelbach Per il 2017 abbiamo in programma un’interfaccia tra il nostro sistema ERP e la piattaforma Transporeon. Il nostro obiettivo è riuscire a creare gli ordini di trasporto direttamente in ERP e ad assegnarli tramite la piattaforma.