Aumentare la soddisfazione clienti con la documentazione elettronica

Incrementare la soddisfazione dei clienti nel settore logistico: sì, ma come? La documentazione è importante, ma non crea valore… È una questione di punti di vista. Di fatto, l’introduzione di una documentazione elettronica intelligente nel settore della logistica incrementa la soddisfazione del cliente e ne favorisce sensibilmente la fidelizzazione. Per esempio, accelera l’elaborazione dei reclami e dei rimborsi per lo scambio di ausili al carico. Questo diventa possibile grazie a una gestione degli ordini da terminale mobile, che include gli autisti dei TIR nei processi logistici digitali tramite un’app dedicata.

Rimborsi più rapidi con schede pallet digitali possono incrementare la soddisfazione dei clienti nel settore logistico

Nei sistemi di gestione degli ordini da terminale mobile tutti i documenti di trasporto vengono trasmessi in formato digitale a un terminale mobile (es. smartphone, tablet, …) installato nel TIR. Tali documenti vengono firmati direttamente sul touch screen e trasmessi in tempo reale al sistema ERP o al sistema di gestione dei trasporti dell’azienda. Questo vale anche per lo scambio degli ausili al carico. Se, ad esempio, viene inserita una scheda pallet digitale, il cliente riceve il proprio rimborso immediatamente e non dopo 3-4 settimane, come accadrebbe in un processo basato su documenti cartacei. In questo modo il cliente dispone di maggiore liquidità in tempi più rapidi.

Migliore gestione dei reclami con digitalizzazione e app dedicata

Cosa succede se le cose non vanno per il verso giusto? Reclami e richieste di risarcimento mettono a dura prova i rapporti tra cliente e fornitore. La gestione degli ordini tramite smartphone e tablet contribuisce in modo significativo ad allentare la tensione in situazioni del genere e nel migliore dei casi anche a consolidare il rapporto con il cliente. I danni vengono fotografati, classificati dall’autista e corredati di una breve descrizione, associati automaticamente all’ordine e firmati: in questo modo la documentazione del danno è a prova di revisione. Questa funzione è utile soprattutto in caso di situazioni delicate. Nei casi in cui vi è la parola di uno contro quella dell’altro, una foto garantisce chiarezza a tutti i soggetti interessati. Inoltre, la digitalizzazione si traduce in una gestione più rapida dei reclami e in tempi di reazione più brevi. In questo modo, ad esempio, il sistema viene impostato in modo da informare tempestivamente il reparto Gestione Qualità in caso di dubbi sui documenti. I responsabili hanno così l’opportunità di contattare immediatamente il cliente e di fornire la migliore assistenza possibile.

Prova di consegna elettronica (ePOD) in tempo reale

Anche in assenza di reclami, l’azienda necessita di una prova scritta a conferma del fatto che le merci sono arrivate a destinazione senza problemi. Tuttavia, possono trascorrere parecchi giorni o addirittura settimane prima che una conferma di ricezione cartacea firmata faccia ritorno in azienda. La causa di ciò è il processo manuale, basato su documenti cartacei: dopo la consegna, attualmente l’autista deve inviare via fax oppure consegnare di persona al trasportatore la conferma di ricezione cartacea firmata, spesso insieme ad altre bolle. Il documento viene quindi elaborato e associato manualmente al rispettivo ordine. Successivamente, questa informazione viene trasmessa all’azienda in caso di necessità. Al contrario, con una gestione digitale degli ordini la bolla di consegna firmata è consultabile in tempo reale su smartphone o tablet. Da essa viene automaticamente generata una ricevuta in formato PDF contenente tutti i dati di rilievo, che poi viene esportata direttamente nel sistema interno dell’azienda. Tale ricevuta viene automaticamente associata all’ordine corrispondente.

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