Les clés de la réussite d'un système de gestion des créneaux horaires

truck gates

Pour réussir le passage à une solution de gestion des créneaux horaires, il y a quelques règles à respecter. Il faut notamment s'assurer d'avoir une capacité de chargement suffisante et définir des règles claires.

Cela fait des années que les quais de (dé)chargement sont un lieu de conflit : les transporteurs se plaignent de temps d'attente élevés, tandis que les chargeurs doivent jongler avec des arrivées de camions très variables. Les systèmes de gestion des créneaux horaires peuvent améliorer sensiblement la situation. Mais pour cela, la mise en place du système doit avoir été minutieusement planifiée en amont et son utilisation doit être adaptée aux processus en place.

La capacité moyenne de chargement doit être suffisante

Les transporteurs demandent souvent à ce que les chargeurs augmentent leurs capacités. De leur point de vue, c'est surtout le manque de personnel de (dé)chargement qui est à l'origine de l'attente. Mais d'un point de vue économique, cette solution n'est pas viable à long terme pour les chargeurs, qui doivent au contraire continuer à comprimer leurs coûts logistiques. Lorsque la mise en place d’un système de gestion des créneaux horaires est prévue, les capacités moyennes doivent correspondre au nombre de véhicules à recevoir.

Astuce n° 1 : vérifiez les capacités de votre quai

  • Assurez-vous que vos capacités moyennes sont au minimum suffisantes pour assurer le (dé)chargement ponctuel de tous les transports.
  • Calculez précisément le nombre de créneaux que vous pouvez proposer par jour et par quai. Prenez bien en compte toutes les ressources : non seulement votre personnel, mais également les chariots élévateurs ou autres équipements.
  • Ne mettez pas à disposition tous vos créneaux. Bloquez-en environ 5 % pour les imprévus, comme les retardataires, une commande de votre meilleur client ou encore des clients venant enlever eux-mêmes leur marchandise sans rendez-vous.
  • Adaptez vos capacités aux circonstances, par exemple lorsqu'il faut élargir les horaires de travail avant les jours fériés.

Fixez et respectez les règles

Lors de la mise en place d'un système de gestion des créneaux horaires, il ne faut pas négliger les facteurs psychologiques. Ce sont principalement les transporteurs qui assument les coûts liés à la réservation d'un créneau. En contrepartie, ils attendent des informations rapides et fiables sur le déploiement du système, une réduction sensible des temps d'attente et de passage et des règles équitables et transparentes pour la réservation de créneaux et le traitement du transport.

Astuce n° 2 : fixez des règles claires

  • Définissez dans quelle limite une livraison est considérée comme ponctuelle ou en retard, et informez vos transporteurs de ces règles.
  • Précisez comment sont traitées les livraisons en retard : le camion peut-il être reporté sur le premier créneau libre, ou ne sera-t-il traité qu'après tous les autres ?
  • Stipulez clairement que les camions sans créneau réservé ne seront pas (dé)chargés. Une fois les règles fixées, laissez à vos transporteurs une période de transition de deux semaines avant de les appliquer de façon stricte.
  • Prévoyez qu'environ 80 % des camions seront à l'heure. Les 20 % d'arrivées en avance ou en retard se compensent généralement mutuellement.

Astuce n° 3 : familiarisez vos équipes avec le système

  • Vos équipes doivent bien connaître le système et appliquer les règles de manière systématique.
  • Décidez qui peut intervenir sur le système, par exemple si les équipes de chargement n'ont accès au planning qu'en lecture seule ou s'ils peuvent le modifier.
  • Certains systèmes de gestion des créneaux horaires peuvent établir un ordre de passage pour les camions, sur la base des créneaux réservés et de l'heure d'arrivée réelle. Cela facilite le travail des équipes responsables de l'accès et des quais.

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