QUÍMICA


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Avista Oil

Reducción de costes con una cadena de procesos digitales

Una mayor transparencia, se han reducido los costes y ha hecho que los procesos sean eficientes y modernos. Además ahora se pueden ver en un sistema.

Manfred Himmelbach, Group Logistics Officer

Avista Oil

Casi todos los procesos de logística en AVISTA OIL son digitales, lo que genera varios beneficios para la empresa: menos costes de transporte y procesamiento, mayor transparencia y productividad. Hablamos con Manfred Himmelbach, Logistics Officer del Grupo AVISTA OIL.

AVISTA OIL es una de las empresas líderes en el reciclaje de aceite y lubricantes en Europa y Estados Unidos. El aceite usado, las emulsiones y el glicol se recogen y transportan a tres refinerías de los Estados Unidos. En ellas, los productos se refinan, mezclan, re envasan y venden. Manfred Himmelbach, Oficial de Logística del Grupo AVISTA OIL ha implementado una cadena de procesos completamente digital: desde RFQs electrónicas a través del sistema de gestión de tarifas, hasta la asignación automática del transporte y la planificación de los muelles de carga, pasando por la auditoría electrónica de las facturas de transporte. Himmelbach nos explica como ejemplo las mejores prácticas en una entrevista.

 

Sr. Himmelbach, ¿por qué los procesos logísticos están digitalizados casi por completo en AVISTA OIL?

Antes de la implementación, no teníamos transparencia. Cada sección del departamento emitía sus propias convocatorias de licitación y asignaba los contratos de transporte a diversas empresas. Era obvio que el proceso podría organizarse de manera mucho más eficiente y económica. Como resultado, centralizamos todos estos procesos en el departamento de Logística del Grupo. Los resultados muestran que estábamos en lo cierto: una mayor transparencia, se han reducido los costes y ha hecho que los procesos sean eficientes y modernos. Además ahora se pueden ver en un sistema.

 ¿Qué funcionalidad ha aportado mayores beneficios?

Si consideramos únicamente el ahorro de costes, el módulo RFQ ha sido el mejor factor individual. Nos ha permitido recortar los costes de transporte en un número de seis cifras en 2015. Pero no son solo los costes. Nuestra logística debe funcionar sin problemas. Por eso es tan importante la implementación de un proceso digital consistente para que todos los procesos sean más efectivos para todos los involucrados en la cadena de suministro. Por ejemplo, la planificación de los muelles de carga no solo reduce el tiempo de espera para los conductores sino que también mejora nuestra planificación de producción. Los colegas en las refinerías saben qué se entrega y a qué hora y lo cual les permite una programación eficiente.

¿Podría describir el proceso digital completo?

Realizamos nuestras ofertas con el módulo de licitación TICONTRACT, éste nos da acceso a una gran base de datos y amplía nuestro grupo de operadores. Utilizamos esta herramienta para seleccionar los proveedores de servicios de transporte para su licitación y obtener contratos integrales. Los operadores envían sus cotizaciones a la matriz, lo que facilita la evaluación de las cotizaciones con la herramienta. Una vez que se otorgan los contratos, se exportan a módulo de gestión de tarifas que tiene una estructura muy clara y conveniente.

¿Y cómo funciona el proceso de una orden de transporte?

La gestión de tarifas de TICONTRACT está conectada en red con la plataforma TRANSPOREON. Los requisitos se configuran en el módulo para la ejecución del envío, solo con varios clics y el pedido se envía al operador o transportista idóneo, basando la elección en los parámetros entrados. El transportista generalmente acepta el pedido y la documentación del transporte se envía digitalmente. Si el transportista está entregando aceite usado, emulsiones o glicol usado, también se puede reservar una franja de tiempo para la recepción y en la refinería aplicable.

¿Cuáles son las ventajas?

La transparencia es mucho mayor con la ejecución automatizada de envíos. La administración está centralizada, pero los distintos departamentos pueden ver la información sobre sus cargas en cualquier momento. El procesamiento manual también se ha reducido considerablemente. El sistema administra el 80% de la asignación de carga sin requerir llamadas telefónicas o correos electrónicos adicionales. El sistema de planificación horaria de los muelles de carga ha reducido los tiempos de producción en nuestras refinerías, lo que resulta en tiempos de espera más cortos para los camiones y un uso más eficiente de las capacidades de carga.

¿Existe un proceso de seguimiento después de la entrega o recogida?

Sí, el círculo se cierra con la verificación electrónica del precio del transporte. Esto nos ha permitido reducir la cantidad de comprobantes en un 90%. La facturación se realiza en cuatro horas a la semana, porque el sistema concilia automáticamente la orden de transporte y el contrato, y crea una entrada de crédito basada en la conciliación. Esto nos permite tener todo en un solo sistema, desde el proceso de licitación hasta el proceso de la nota de crédito.

¿Qué más incluye AVISTA OIL en la cadena de suministro digital?

Para 2017, estamos planificando una interfaz entre nuestro sistema ERP y la plataforma TRANSPOREON. Nuestro objetivo es crear las órdenes de transporte directamente en el ERP para  asignarlas a través la plataforma de Transporeon.