In 4 Schritten zur Procurement Excellence beim Frachteinkauf

Procurement Excellence 2020 – Einkaufsprozesse im Wandel durch Digitalisierung und Industrie 4.0

Konfrontiert man Einkaufsabteilungen mit der Frage nach einer Definition von Procurement Excellence, wird es schwierig sein, eine allgemein gültige Aussage zu erhalten. Zu unterschiedlich sind die Ziele und Bedürfnisse bei der Beschaffungspolitik, zu abhängig von Branche, Produkt oder Unternehmensgröße.

Einigkeit besteht bei Einkaufsleitern aller Branchen und Unternehmensgrößen aber sicherlich darin, dass die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen vieler Art in den letzten Jahren in ihrer Komplexität zugenommen hat und einem kontinuierlichen Wandel unterworfen ist. Zu den grundlegenden Veränderungen entlang des Einkaufsprozesses der jüngeren Vergangenheit zählen die schnell voranschreitende Digitalisierung und die dadurch bedingte Disruption bestehender Formen der Zusammenarbeit entlang der Supply Chain. Dazu kommen weitere, sich stetig wandelnde und schwer kalkulierbare Einflussfaktoren, zum Beispiel wirtschaftspolitischer Natur, wie zuletzt der Brexit oder die Auferlegung internationaler Schutzzölle.

Herausforderungen in der Logistik

Auch im Bereich des Frachtrateneinkaufs stehen Procurement Manager vielschichtigen Einflüssen gegenüber. Was haben Luftfrachtabwicklung eines Großkonzerns, Container-Seefrachteinkauf für den Mittelstand oder Distributionslogistik am anderen Ende der Welt gemeinsam? Vielleicht gerade, dass Ausschreibungen in diesen Bereichen hoch komplex und für Fachfremde nicht einfach zu verstehen sind. Neben Digitalisierung und Automatisierung, zunehmendem Wettbewerb unter den Dienstleistern und den stark anwachsenden Anforderungen an den Transport des eigenen Produktes, müssen Einkäufer zudem mit einem stark volatilen Transportmarkt zurechtkommen. Dieser folgt nicht mehr nur den altbekannten Mechanismen des Schweinezyklus, sondern wird beeinflusst von wirtschaftlichen und geopolitischen Unsicherheiten.

Unter diesen Voraussetzungen ist globaler Frachteinkauf für Logistics Procurement Manager zu einer echten Herausforderung geworden, die breites Marktwissen, professionell vorbereitete Frachtausschreibungen, Verhandlungsgeschick und den Einsatz smarter Ausschreibungstools erfordert.

4 Schritte zu Procurement Excellence beim Frachtrateneinkauf - „Sourcing meets consulting expertise“

Um Frachteinkäufern den Beschaffungsprozess zu erleichtern, und das volle Spektrum für ein Best in Class Procurement anzubieten, haben die Experten der internationalen Beratungsgesellschaft Tim Consult und der Cloud Plattform Ticontract ihre strategischen und operativen Services kombiniert und optimiert. Procurement Manager sollten sich demnach vor allem auf folgende 4 Schritte beim Frachtrateneinkauf fokussieren:

  • 1.) Den Markt kennen und die richtige Einkaufsstrategie definieren
  • 2.) Ausschreibungsdaten qualitativ hochwertig aufbereiten
  • 3.) Das richtige Ausschreibungstool nutzen
  • 4.) Transparenz schaffen und die richtigen Schlüsse ziehen – Verwaltung von Frachtraten und Reportings

Schritt 1: Den Markt kennen und die richtige Einkaufsstrategie definieren

Für die erfolgreiche Ausschreibung ihrer Transporte und Frachten, benötigen Einkäufer eine klare Strategie und profundes Marktwissen. Wie hat sich die Marktsituation seit der letzten Ausschreibung verändert? Wie entwickeln sich Nachfrage und Kapazitäten, Kosten- und Ertragssituation? Hier up to date zu bleiben ist für den Einkäufer keine leichte Aufgabe, denn gerade die Logistikbranche und der Transportmarkt reagieren äußerst sensibel auf unkalkulierbare wirtschaftliche Gegebenheiten. Die richtige Strategie von gestern kann morgen bereits überholt sein.

Um den Überblick nicht zu verlieren, unterstützt Tim Consult als strategischer Partner Frachteinkäufer bei der bestmöglichen Einkaufsstrategie, der professionellen Ausschreibung ihrer Transporte sowie der Auswertung und faktenbasierten Allokationsentscheidung. Tim Consult greift dazu auf über 20 Jahre Erfahrung mit Ausschreibungsverfahren, komplexen Transportnetzwerken, Frachtprozessen internationaler Verlader und weltweit agierender Dienstleister sowie nicht zuletzt einem profunden Marktwissen zurück. Dieses resultiert unter anderem aus den Market Intelligence Initiativen (MII), mit denen Tim Consult seit 1999 valides Frachtenbenchmarking für Land-, Luft- und Seeverkehre realisiert.

Schritt 2: Ausschreibungsdaten qualitativ hochwertig aufbereiten

Bei komplexen globalen Frachtausschreibungen kommt eine enorme Masse an Daten zusammen, die die Basis für Allokationsentscheidungen bilden und letztendlich entscheidend für Frachtkosten und Serviceleistungen sind. Diese kommen aus ganz unterschiedlichen internen und externen Quellen, z.B. aus verschiedenen Abteilungen des verladenden Unternehmens, den Dienstleistern und weiteren Partnern im Ausschreibungsprozess. Bevor diese über ein E-Sourcing-Tool verarbeitet und ausgewertet werden können, bedarf es einer intelligenten Datenharmonisierung. Vereinfacht ausgedrückt, für ein sicheres Ergebnis müssen Äpfel mit Äpfel und nicht Äpfel mit Birnen verglichen werden. Die von Tim Consult entwickelte Data-Check-Methode basiert auf der Prüfung der Schreibweisen, logischer Zusammenhänge und Relevanz und bringt valide Ergebnisse.

Schritt 3: Das richtige Ausschreibungstool nutzen

Sobald die strategische Ausschreibungstaktik definiert ist und die Daten sauber aufbereitet sind, beginnt der operative Teil der Ausschreibung. Hier kommt Ticontract Tendering von Transporeon ins Spiel. Mit einem Netzwerk aus über 40.000 verifizierten und qualifizierten Dienstleisterprofilen, bietet die E-Sourcing Plattform aus dem Transporeon Produktportfolio Verladern die Möglichkeit, den geeigneten Spediteur für die Transport-Anforderungen zu finden und eine passende „Dienstleister-Community“ aufzubauen. Die Ausschreibungsplattform vereinfacht und beschleunigt die Kommunikation mit einer Vielzahl an Anbietern. Alle, oder durch den Einkäufer zuvor vorausgewählte Dienstleister, sind gleichzeitig über die Ausschreibungen informiert, können ihre Angebote erstellen und auf Knopfdruck abgeben. Der Frachteinkäufer wertet die eintreffenden Daten des Dienstleisters aus und wählt das für ihn optimale Angebot. Verlader und Spediteure sind immer umfassend und zeitgleich informiert, die Suche nach dem besten Dienstleister ist eine Frage weniger Wochen, bzw. Tage.

Schritt 4: Transparenz schaffen und die richtigen Schlüsse ziehen – Verwaltung von Frachtraten und Reportings

Die Ausschreibung ist beendet, die Dienstleister und Raten für die zukünftige Zusammenarbeit sind vertraglich fixiert. Die Arbeit des Frachteinkäufers geht aber noch weiter, bzw. über die Einkaufsabteilung hinaus. Vereinbarte Frachtraten müssen abgelegt, verwaltet und für alle beteiligten Abteilungen zugänglich gemacht werden, sei es um die tagesaktuelle automatisierte Auftragsvergabe auf Basis der vereinbarten Raten zu organisieren oder um die Frachtrechnungsprüfung und -abwicklung in der Buchhaltung in die Wege zu leiten. Für eine zentrale Ablage bietet sich zu diesem Zweck die Arbeit mit dem Transporeon Rate Management an. Die Ausschreibungsergebnisse aus der Tendering Plattform können in das Rate Management übernommen werden. Ob Einkauf, Vertrieb oder Abrechnung: Alle greifen auf den gleichen Datenbestand zu.

Darüber hinaus ist Frachteinkauf heute ein wichtiges Strategieinstrument im Unternehmen. Ergebnisse aus Frachtausschreibungen dienen als Basis für strategische Entscheidungen, die Entwicklung von Beschaffungsstrategien, Prognosen und Bedarfsplanungen sowie für Verhandlungen mit den Dienstleistern und Dienstleister-Bewertungen. Der Frachteinkäufer steht daher vor der herausfordernden Aufgabe, diese Informationen transparent, übersichtlich und gut verständlich an sein Management und die Stakeholder weiterzugeben. Auch hier unterstützt Tim Consult mit methodisch sicheren und grafisch übersichtlichen Reportings.

Welches Einkaufstrategie ist für Sie die beste? Finden Sie es heraus

Procurement Excellence = “best of two worlds”

Mit ihrem Ansatz, mehr als 20 Jahre Erfahrung im Frachteinkauf und profundes Marktwissen mit einem optimalen Ausschreibungstool zu kombinieren, schaffen Tim Consult und Transporeon gemeinsam die Voraussetzungen für Procurement Excellence im Frachtrateneinkauf.

Logistics Procurement Manager profitieren durch ein „best of 2 worlds“ von

  • einer durchdachten und an den Markt angepassten Einkaufsstrategie
  • einer schnellen und effizienten Ausschreibung, die ohne Umstände ans Ziel führt, nämlich zum optimalen Dienstleister für den ausgeschriebenen Transport
  • einfacher Kommunikation, Zeitersparnis und Markttransparenz, die zu besseren
  • der Erweiterung des Dienstleister-Netzwerks für zukünftige Ausschreibungen
  • sauber aufbereiteten Daten von hoher Qualität
  • leicht verständlichen, grafisch übersichtlich aufgebauten Reports.

Die Ergebnisse lassen sich sehen:

  • bis zu 19% weniger Frachtkosten durch Market Intelligence, verstärkten Wettbewerb und Auktionsfunktionen
  • bis zu 30% weniger administrativer Aufwand durch effizientes E-Sourcing-Verfahren


 

Der optimale Ausschreibungsprozess mit der Ticontract e-sourcing Plattform

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