Logistikprozesse optimieren: Automatisch schlägt manuell – auch auf dem Weg zum Kunden

people in an office talking infront of laptops

Viele Verlader arbeiten bereits daran oder wollen in Zukunft ihre internen Logistikprozesse optimieren. Ausschreibung, Frachtratenverwaltung, Auftragsvergabe, Zeitfenstermanagement und Reporting – vieles läuft dank automatisierter, vollintegrierter Prozesse reibungslos. Aber wie sieht es nach der Verladung aus, wenn der LKW den Hof verlässt? Hier ist oft noch vieles Handarbeit. Das bietet den verladenden Unternehmen weiteres Optimierungspotenzial. Sie können z.B. mit einem mobilen Auftragsmanagement geringere Kosten und einen besseren Kundenservice erreichen.

Reduzierung der Prozesskosten bei Verlader und Frachtführer

Derzeit endet die digitale Supply Chain meist im Versandbüro des Verladers. Dort werden die Frachtpapiere ausgedruckt und dem Fahrer in Papierform übergeben. Dieser ist aufgefordert, sich bei Verspätungen rechtzeitig zu melden. Das erfordert eine enorme Disziplin. Zusätzlich betreiben einige Frachtführer Telematik-Systeme. Diese beschränken sich aber meist auf Telemetrie-Funktionen oder einfache Statusabfolgen für den eigenen Speditionsprozess.

Mit mobilem Auftragsmanagement Logistikprozesse optimieren

Ein vom Verlader ausgerolltes, App-basiertes, mobiles Auftragsmanagement kann effizientere und einfachere Logistikprozesse für alle bringen. Die Fahrer werden über mobile Endgeräte elektronisch angebunden. Das verlängert so die digitale Supply Chain bis ins Fahrerhaus. Dies sorgt wiederum dafür, dass manuelle Prozesse wie zum Beispiel Telefonate, E-Mails, das Ausdrucken und Einscannen von Papierdokumenten nicht nur digitalisiert, sondern auch automatisiert werden. Dadurch reduziert sich die Bearbeitungszeit oder entfällt sogar ganz. Insgesamt können sich dadurch die Prozesskosten für die genannten Arbeitsschritte (s. Tabelle) beim Verlader um bis zu 95 %reduzieren. Beim Transportdienstleister um bis zu 70 %.

 Manuelle LogistikprozesseAutomatisierte Logistikprozesse PositionsabfrageTelefonate zwischen Kunde, Verlader, Spedition und FahrerVerladerdisponent kann Position online einsehen und dem Kunden sofort Auskunft gebenStatusmeldungTelefonate zwischen Verlader, Spedition und Fahrer, um Status zu erfragen; manuelles Einpflegen von Statusmeldungen, die per Telefon oder SMS eingehenFahrer setzt Statusmeldung über mobiles Endgerät, automatische Aktualisierung der Statusmeldungen im ERP-SystemFrachtpapiereAusdruck, papiergebundene Bearbeitung, Scan, Versand, Zuordnung zu DatensatzDigitale Frachtpapiere in Echtzeit im System verfügbarRückvergütungPapierbasierter Ladehilfsmitteltausch (Palettenschein) verzögert Rückvergütung um drei bis vier WochenDigitale Dokumente für Ladehilfsmitteltausch ermöglichen sofortige RückvergütungSchadensdokumentationAufwändig, teilweise gar keine Dokumentation, hohe Nachfragequote, evtl. RechtsstreitKlarheit durch Fotodokumentation, geringe Nachfragequote

Gegenüberstellung von manuellen Logistikprozessen und Logistikprozessen, die mit Hilfe eines mobilen Auftragsmanagements digitalisiert wurden.

Verlässliche Messung von Kennzahlen

Neben einer verlässlichen Unterstützung des Transportprozesses verbessern automatisierte Systeme auch die Datengrundlage für das Reporting. Denn eine manuelle Prozessdokumentation, z.B. in Form von Statusmeldungen per SMS, bringt immer Ungenauigkeiten mit sich. War der LKW tatsächlich zu spät oder wurde nur die Statusmeldung verzögert abgegeben? Über ein mobiles Auftragsmanagement hingegen werden alle relevanten Daten in Echtzeit gemessen. Diese sind die Basis für die Berechnung wichtiger Kennzahlen, etwa für die Pünktlichkeit der Speditionen oder die Lieferperformance bei einzelnen Kunden.

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