Intelligent ausschreiben – So bekommen Sie die besten Angebote für Ihre Transporte!

Viele Unternehmen haben ihre Transportverträge für das Kalenderjahr 2020 bereits abgeschlossen, andere sind noch dabei, bestmögliche Konditionen für ihre Routen auszuhandeln.

Wie ergeht es Ihnen auf der Suche nach fairen Vertragskonditionen und den geeigneten Transportdienstleistern? Haben Sie Unterschiede zum Vorjahr bemerkt? Ist der Anstieg bei den Transportkapazitäten auch bei Ihrem Unternehmen angekommen?

Nach Jahren der Kapazitätsknappheit (2017 und 2018) sind die Transportpreise 2019 im Markt wieder spürbar gesunken (Quelle Transportmarketmonitor). Davon können Sie als Verlader profitieren, indem Sie aktuelle Transportmarktentwicklungen berücksichtigen und darauf achten, dass Sie bei Ihren Ausschreibungen das volle Potential ausschöpfen.

Wir haben zwei Experten befragt, worauf Verlader bei der Ausschreibung ihrer Transportaufträge achten sollten, welche Informationen Dienstleister für die optimale Angebotserstellung benötigen und warum es nie zu spät ist, um Transportaufträge auszuschreiben – auch unterjährig.

Herr Pflaum, als Head of Shipper Consulting bei Ticontract sind Sie mit den Bedürfnissen der Verlader vertraut. Welche Möglichkeiten nutzen Unternehmen aktuell, um neue oder bessere Verträge mit bestehenden Dienstleistern auszuhandeln oder um ihr Dienstleisternetzwerk zu erweitern?

Günther Pflaum: Viel geht leider immer noch ausschließlich über individuelle Verhandlungen via Telefon und E-Mail. Wenn man einen echten Preis-Leistungs-Vergleich möchte, muss man viele Dienstleister auf diese Art kontaktieren. Das ist zeitaufwendig, zieht sich über Wochen und ist unübersichtlich. Zum Vergleich: Ein durchschnittlicher Tender (,Ausschreibung‘ Anm. d. Red.) über die Ticontract Ausschreibungsplattformen dauert gerade mal zwei Wochen.

Wie funktioniert ein Tender über die Ticontract-Plattform?

Günther Pflaum: Der Verlader veröffentlicht die Anforderungen für seine Transporte auf der Plattform und lädt die Anbieter zum Tender ein, die ihm als geeignet für seine Transporte erscheinen. Vorab hat er die Möglichkeit über einen Request for Information (RFI) die Dienstleistersuche nochmals zu filtern und auf seine Bedürfnisse hin zu präzisieren. Im Anschluss geben die Transportdienstleister ihre Angebote ab.

Wie viele Tender schreiben Verlader durchschnittlich über Ticontract aus? Gibt es Peaks, in denen besonders viel ausgeschrieben wird?

Günther Pflaum: Wir verbuchen täglich circa 200 Ausschreibungen auf der Plattform, auf das gesamte Jahr hoch kumuliert sind es mittlerweile rund 16.000, Tendenz steigend. Individuell lassen sich diese Zahlen schwer herunterbrechen, da sie von Unternehmensgröße, Aktionsradius und den daraus resultierenden Bedürfnissen der Verlader abhängen. Was wir beobachten ist, dass es keine klassischen Hochphasen oder saisonalen Tiefs mehr gibt, wie zum Beispiel das Sommerloch, in dem die Zahl der Ausschreibungen bis vor wenigen Jahren noch zurück ging. Ein leichtes Übergewicht zeigt sich noch im vierten Quartal, da viele Unternehmen strategisch für das kommende Jahr zur Angebotsabgabe einladen. Generell gehen Verlader aber dazu über, ganzjährig auszuschreiben, Hochsaison ist mittlerweile fast immer.

Worin liegen die Vorteile, Verträge auch unterjährig auszuschreiben?

Günther Pflaum: Verlader passen sich verstärkt an die jeweilige Transportmarktsituation an, um die beste Zeit für gute Angebote zu erwischen. Der Markt hat sich in den vergangenen Jahren zunehmend volatiler entwickelt und unterliegt nicht mehr nur den Mechanismen von Angebot und Nachfrage. Er ist abhängig von globalen, aber auch regionalspezifischen Gegebenheiten, konjunkturellen Schwankungen, Rohstoffpreisen und vielem mehr. Saisonale Charakteristika, wie ein klassisches Sommerloch oder die Winterflaute, wie wir sie von früher kennen, gibt es nur noch eingeschränkt. Das wirkt sich natürlich auf die Transportpreise und Kapazitäten aus. Verlader nutzen die Möglichkeiten dann auszuschreiben, wenn der Markt das größte Potential birgt. 2019 waren die Kapazitäten ganzjährig beispielsweise relativ hoch und die Preise niedriger als in den Vorjahren, das heißt, wer genau solche Perioden für seine Ausschreibungen nutzt, kann mit den günstigsten Konditionen für seine Aufträge rechnen und gleichzeitig sein Dienstleisternetzwerk erweitern. Das setzt ein gewisses Maß an Flexibilität in der Planung voraus, aber wer bereit ist, das Kalenderjahr nicht bereits am Ende des Vorjahres komplett durchzutakten, hat gute Chancen die besseren Angebote zu erhalten.

Was sollten Unternehmen, Ihrer Erfahrung nach, bei ihren Ausschreibungen berücksichtigen, um bestmögliche Angebote zu erhalten?

Günther Pflaum: Ganz wichtig ist es, marktkonform auszuschreiben. Eine Ausschreibung muss systematisch logisch aufgebaut und für den Dienstleister leicht verständlich sein. Spediteure benötigen klare Informationen zu den Anforderungen des Transports, sprich zu Menge, Volumen und Art der Ware, zu erforderlichem Equipment, Ladungssicherung und vielem mehr. Damit Verlader den Überblick nicht verlieren, geben wir ihnen gleich zu Beginn eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten, die für Ausschreibungen beachtet werden sollten, zur Orientierung an die Hand.

Außerdem raten wir Unternehmen, stets fair mit Spediteuren zu kommunizieren, vor allem bezüglich Informationen zu Preisvorstellungen und den Anforderungen an den Transport. Der Aufwand, den der Spediteur für die Erstellung eines Angebotes erbringt, muss verhältnismäßig sein zum ausgeschriebenen Transportvolumen. Sollten Verlader an dieser Stelle der Ausschreibung unsicher sein oder Nachfragen haben, steht unser Kundensupport beratend zur Seite.

Unternehmen sollten zudem nicht davor zurückschrecken, neue Dienstleister zu Ausschreibungen einzuladen, um Angebote besser vergleichen zu können und vorhandenes Potential zu erkennen und zu nutzen. Viele Verlader haben davor immer noch großen Respekt, da sie ihre bestehenden Dienstleister nicht verprellen möchten, indem sie die Konkurrenz mit einbeziehen. Vorbeugend sollten daher auch die altgedienten Spediteure zu Ausschreibungen eingeladen werden, wenn ihr Profil den Anforderungen entspricht. Wir bekommen von unseren Verladern sogar die Rückmeldung, dass sie mit dieser Kombination aus ‚alt‘ und ‚neu‘ oft die besten Angebote erhalten.

Sprechen wir über die Spediteure: Frau Hartmann, Sie sind Head of Customer Care bei Ticontract und kommunizieren regelmäßig mit den Transportdienstleistern. Wie nehmen Spediteure die Möglichkeit wahr, an elektronischen Ausschreibungen teilzunehmen?

Anne-Lisa Hartmann: Wir beobachten ein stetig wachsendes Interesse bei den Spediteuren. Allein im vergangenen Jahr ist die Zahl der Transportdienstleister, die an Ausschreibungen über unsere Plattform teilnehmen um 10 % gestiegen. Mittlerweile sind über 35.000 Spediteure bei Ticontract registriert. Die Verlader profitieren davon natürlich, da die Angebotsvielfalt pro Tender zunimmt. Für die Spediteure ist die Teilnahme an Ausschreibungen in der Regel kostenlos und normalerweise einfach zu handhaben. Dazu kommt, dass Spediteure zumeist nicht nur an einem, sondern an mehreren Tendern teilnehmen, was ihre Chancen einen Auftrag zu ergattern, erhöht. Dass die Transportdienstleister die Teilnahme an elektronischen Ausschreibungen schätzen, ergab auch eine aktuelle Umfrage unter mehr als 1000 Europäischen Spediteuren. Die Mehrheit der Transportunternehmen gab darin an, dass Ausschreibungsplattformen, wie Ticontract, die Teilnahme an Ausschreibungen einfacher und effizienter machen.

Wie muss Ihrer Erfahrung nach ein RFQ (Request for Quotation) von Verladern gestaltet werden, damit Spediteure passgenaue Angebote erstellen können?

Anne-Lisa Hartmann: Die so genannte Ausschreibungsmatrix muss so präzise wie möglich ausgefüllt werden, die Speditionen müssen genau wissen, was bei einem möglichen Auftrag auf sie zukommt. Je vollständiger die Anforderungen formuliert werden, umso schneller und präziser kann der Spediteur sein Angebot vorlegen. Ganz wichtig ist, dass der Spediteur einen verlässlichen Ansprechpartner auf Seiten des Verladers hat. Ein Tender scheitert am ehesten in Ermangelung einer Kontaktperson für Rückfragen, gerade bei noch neuen Dienstleistern. Internationale Transporte sollten zudem auf Englisch ausgeschrieben werden, sofern auch Dienstleister aus dem Ausland eingeladen werden, die der Landessprache nicht mächtig sind.

Spediteure werden in der Regel von Verladern zu Ausschreibungen eingeladen. Gibt es umgekehrt die Möglichkeit, Dienstleistungen aktiv einem Verlader anzubieten?

Anne-Lisa Hartmann: Spediteure haben die Möglichkeit, über einen Zusatzservice, den so genannten Carrier Premium Account, ihr Leistungsprofil Verladern auf der Ticontract Plattform zu präsentieren, öffentliche Ausschreibungen und RFI’s einzusehen und auch ohne explizite Einladung der Verlader an Tendern teilzunehmen. Außerdem können sie ausgeschriebene Routen beobachten, auf die bislang nur unterdurchschnittlich geboten wurde und sich, wenn es ihrem Angebotsportfolio entspricht, darauf bewerben. Dieses Angebot erfreut sich bei den Spediteuren zunehmender Beliebtheit und auch die Verlader profitieren, in dem sie ihr Dienstleister-Netzwerk erweitern.

Für den Fall, dass sich Verlader oder Spediteure für den Einsatz eines elektronischen Ausschreibungstools wie Ticontract interessieren: Wie sieht der Implementierungsprozess aus?

Günther Pflaum: Ticontract setzt für Verlader, die sich für die Plattform entscheiden, einen Account auf, dieser wird zügig innerhalb eines Tages freigeschaltet. Im Anschluss daran, gibt es eine Schulung und dann kann der User auch schon mit der Ausschreibung loslegen. Der gesamte Implementierungsprozess ist für den Verlader daher mit keinem größeren Aufwand verbunden.

Frau Hartmann: Wie sieht es bei den Transportdienstleistern aus?

Anne-Lisa Hartmann: Jeder Spediteur kann sich ganz einfach und kostenlos bei Ticontract registrieren, entweder proaktiv auf der Suche nach neuen Aufträgen oder auf Einladung eines Verladers zum Tender.

Die Registrierung ist unkompliziert und eine Sache weniger Minuten. Wichtig ist, dass der Spediteur dann sein Firmenprofil wahrheitsgemäß und so vollständig wie möglich ausfüllt. Je kompletter das Profil, desto höher ist die Chance von Verladern gefunden zu werden. Nach der Registrierung prüft der Ticontract-Support ob das Firmenprofil vollständig ausgefüllt ist, um den Verladern die Qualität des Spediteur-Pools zu gewährleistein. Dann steht der Angebotsabgabe aber nichts mehr im Wege: Sobald die ersten Einladungen über die Plattformen eintreffen, können Spediteure ihre Bewerbung abgeben.

IHRE CHECKLIST FÜR EINE ERFOLGREICHE AUSSCHREIBUNG

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