Go-live der Frachtausschreibung, erst wenn alles bereit ist! (Teil 8)

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Legen Sie mit der Frachtausschreibung erst los, wenn Sie sicher sein können, dass alles bereit ist und alle Daten vollständig vorhanden sind. Wenn eine Frachtausschreibung unter Zeitdruck entsteht, hat diese erfahrungsgemäß Mängel, die zu suboptimalen Ergebnissen führen.

Nutzen Sie die Expertise der Beteiligten unbedingt für einen Vorabcheck der Ausschreibung, bevor Sie live starten. Wenn Sie eine elektronische Ausschreibungsplattform nutzen, können Sie die Erfahrung der dortigen Experten für einen Check heranziehen. Diese können das Projekt auf Stimmigkeit und Vollständigkeit testen. Außerdem sollten Routenangaben, Volumina, verwendete Einheiten für Währungen, Gewichte etc. unbedingt überprüft werden.

Der Vorab-Check Ihrer Frachtausschreibung bevor Sie live gehen, lohnt sich allemal: Kleine Fehler können sonst einen großen Aufwand nach sich ziehen, um später nachbearbeitet, kommuniziert und korrigiert zu werden. Zum Beispiel, wenn der Fehler erst in der laufenden Ausschreibung entdeckt wird. Auch hier sind die elektronischen Tender im Vorteil: Spätere Korrekturen können etwa in der Ticontract-Plattform durch Export und Import der Daten relativ einfach durchgeführt werden.

Dennoch: Nichts stößt bei den teilnehmenden Transportpartnern unangenehmer auf, als wenn die Ausschreibung nachträglich verändert wird. Eine Änderung der Struktur und einzelner Parameter bedeuten schließlich zusätzlichen Aufwand für sie. Noch etwas spricht dafür, vor dem live Schalten der Transportausschreibung zu prüfen, ob wirklich alles bereit und schlüssig ist. Ist ein Carrier aufgrund unklarer Abfragen mit Unsicherheiten konfrontiert, wird er diese als Risiko einplanen. Je eindeutiger die Transportausschreibung ist, umso bessere Angebote werden Sie erzielen.

Und noch etwas: Wenn Sie in der internen Organisation nur mit großem Aufwand an die benötigten Daten über Transporte und Volumina gelangen können: Fragen Sie bei den bisherigen Dienstleistern an. Sie verfügen in der Regel per Knopfdruck über alle Auftragsdaten. Lassen Sie die Dienstleister über den Zweck der Anfrage nicht im Dunkeln, spielen Sie mit offenen Karten.

Wenn Sie das Thema Transportausschreibung vertiefen möchten, sehen Sie sich doch unser komplettes Whitepaper „10 Tipps wie Sie Ihre Transporte mit maximalem Erfolg ausschreiben“ inkl. diverser Checklisten an.

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Alle Tipp  aus der Serie „10 Tipps zur Transportausschreibung“ finden Sie hier zusammengefasst.