Elektronischer Frachteinkauf: Aufgaben des Projektteams (Teil 7)

Harbor with containers from a bird's eye view

Ein elektronischer Frachteinkauf reduziert zwar den Aufwand gegenüber manueller Durchführung der Transportausschreibung erheblich insbesondere, wenn Sie eine Ausschreibungsplattform nutzen. Dennoch sollten Sie so ein Projekt nicht unterschätzen! Ein unzureichend vorbereiteter und durchgeführter Tender wird auch nur entsprechende mangelhafte Ergebnisse liefern können. Deshalb sollten Sie unbedingt ein internes Projektteam mit zur Verfügung stehenden Kräften bilden und konkrete Aufgaben vergeben.

Wer beantworte Rückfragen zum elektronischen Frachteinkauf zeitnah?

Eine Ausschreibung benötigt aktive Betreuung über den gesamten Zeitraum. Dafür sind bestimmte Funktionen zu gewährleisten. Legen Sie fest, wer im Projektteam für Fragen der teilnehmenden Spediteure zur Verfügung steht. Egal, wie gut sie die Ausschreibung vorbereiten – es wird immer Rückfragen geben. Und die sollten zeitnah beantwortet werden. Überlegen Sie, wer die möglichen Fragen am besten beantworten kann. Wenn es sich zum Beispiel um einen europaweiten Tender handelt, könnte auch ein Landesmanager, der sich gut auskennt, der geeignetste Ansprechpartner sein. Binden Sie ihn in das interne Projektteam ein!

Wenn Sie über ein Online-Tool ausschreiben, hinterlegen Sie einen Ansprechpartner und Kommunikationsweg (Telefon, E-Mail), über den der Experte erreichbar ist. Ein direkter Ansprechpartner gehört mit zu den wichtigsten Funktionen für Ihre Transportausschreibung. Stellen Sie sicher, dass die Antworten in einem Zeitraum von ein bis zwei Tagen erfolgen.

Sollten Ihnen intern ausreichende Kapazitäten fehlen, können Sie die Funktionen auch auslagern und ein externes Projektteam beauftragen: Professionelle Ausschreibungsplattformen bieten die Übernahme der gesamten Projektabwicklung im Managed Service an.

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