Ein Time Slot Management erfolgreich einführen

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Wer erfolgreich auf ein Time Slot Management (dt. Zeitfenstermanagement) umsteigen will, sollte bei der Einführung einige Punkte beachten. Dazu zählen ausreichend Verladekapazität und klare Regeln.

Bei der Be- und Entladung an den Rampen kommt es seit Jahren zu Konflikten: Speditionen klagen über lange Wartezeiten, Verlader sehen sich mit einem stark schwankenden LKW-Aufkommen konfrontiert. Time-Slot-Management-Systeme können diese Situation maßgeblich verbessern. Voraussetzung ist, dass die Einführung des Time Slot Managements bestmöglich geplant und das System im laufenden Betrieb konsequent angewendet wird.

Tipp 1: Prüfen Sie die Kapazitäten Ihrer Rampen

Eine häufige Forderung der Frachtführer ist eine Ausweitung der Kapazitäten auf Verladerseite. Vor allem zu wenig Lade- und Entladepersonal ist aus ihrer Sicht die Ursache für die langen Wartezeiten. Jedoch stellt dies aus wirtschaftlichen Gründen keine tragfähige Lösung für die Unternehmen dar. Sie stehen vielmehr vor der Herausforderung, die Logistikkosten weiter senken zu müssen. Ist ein Time Slot Management geplant, sollten die Kapazitäten im Durchschnitt für die anstehenden Transporte ausreichen.

  • Stellen Sie sicher, dass mindestens im Durchschnitt genügend Kapazitäten für die fristgerechte Be- oder Entladung aller LKW zur Verfügung stehen.
  • Berechnen Sie sorgfältig, wie viele Zeitfenster Sie pro Tag und Rampe anbieten können. Berücksichtigen Sie dabei alle Ressourcen wie Personal, Gabelstapler und weiteres Equipment.
  • Stellen Sie nicht alle Zeitfenster zur Buchung frei. Reservieren Sie ca. 5 % für unvorhergesehene Ereignisse wie verspätete LKW, die Bestellung Ihres wichtigsten Kunden oder ungeplant eintreffende Selbstabholer.
  • Passen Sie Ihre Kapazitäten den Anforderungen an, zum Beispiel wenn vor Feiertagen zusätzliche Schichten notwendig sind.

Tipp 2: Legen Sie klare Regeln fest

Bei der Einführung eines Time Slot Managements dürfen die psychologischen Faktoren nicht unterschätzt werden. Die Kosten für die Buchung der Zeitfenster tragen meistens die Frachtführer. Dafür erwarten sie frühzeitige, fundierte Informationen zur Einführung des neuen Systems, eine deutliche Reduktion von Warte- und Standzeiten sowie faire, transparente Regelungen bei der Zeitfensterbuchung und der Abfertigung der Transporte.

  • Definieren Sie, wann LKW pünktlich sind und wann zu spät – und kommunizieren Sie diese Regeln an Ihre Frachtführer.
  • Legen Sie fest, was bei einer Verspätung passiert, z. B. ob der LKW das nächste freie Zeitfenster bekommt oder erst nach allen anderen abgefertigt wird.
  • Machen Sie deutlich, dass LKW ohne Zeitfensterbuchung nicht ent- bzw. beladen werden. Allerdings sollten Sie Ihren Frachtführern hier eine Übergangsfrist von zwei Wochen nach der Einführung gewähren, bevor diese Regel konsequent angewendet wird.
  • Rechnen Sie damit, dass ca. 80 % der LKW pünktlich sind. Die übrigen kommen zu früh oder zu spät, was sich meist ausgleicht.

Tipp 3: Ihre Mitarbeiter sollten mit dem Time Slot Management vertraut sein

  • Ihre Mitarbeiter sollten sich mit dem Time-Slot-Management-System auskennen und die Regeln konsequent anwenden.
  • Legen Sie fest, wer welche Zugriffsrechte auf das System bekommt, z. B. ob die Mitarbeiter an der Rampe die Zeitfenster nur einsehen oder auch Änderungen vornehmen können.
  • Einige Zeitfenstermanagement-Systeme können aus gebuchten Zeitfenstern und Ankunftszeit der LKW eine Reihenfolge für die Be- bzw. Entladung erstellen. Dies erleichtert der Pforte und den Rampenmitarbeitern die Arbeit.

Mehr Informationen zum Thema Time Slot Management finden Sie in unserem Whitepaper 7 Punkte für eine erfolgreiche Einführung: Zeitfenstermanagement-Systeme erfolgreich implementieren“.

Weitere Tipps zur erfolgreichen und reibungslosen Einführung eines Zeitfenstermanagements-Systems finden Sie im Artikel "Wie ein Zeitfenstermanagement die Logistikprozesse optimieren kann"

und "Partner für Zeitfensterbuchungssystem sorgfältig auswählen"

 

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