6 Fragen für Frachteinkäufer und 6 passende Lösungen

Passt Ihre Frachteinkaufsplattform zu den Anforderungen Ihrer Ausschreibungen? Mit der Komplexität eines Ausschreibungs- projekts steigen die Anforderungen an eine Freight-Procurement-Lösung – und damit auch an die Anwender.

Die perfekte Freight-Sourcing-Lösung unterstützt Einkäufer bei einfachen Projekten, ohne sie mit einer komplexen Oberfläche zu überfordern. Gleichzeitig dürfen Einkaufsverantwortliche bei Ihren Ausschreibungen durch den Funktionsumfang eines Tools nicht eingeschränkt oder auf bestimmte Verkehrsträger limitiert werden. Wenn Ausschreibungen strategische Bedeutung gewinnen oder in der Komplexität steigen, sollten zusätzlich erfahrene Experten zur Unterstützung bereitstehen. 
Die Freight-Procurement-Lösungen der Transporeon Group lassen sich daher für jedes Einkaufsprojekt individuell skalieren. Transportbedarfe für Straße, Schiene, Luft- und Seefracht inklusive Vor- und Nachläufen und Intermodalverkehre können mit den Transporeon Lösungen ausgeschrieben werden Je nach Umfang und Komplexität der Frachtausschreibung, können Einkäufer auf unterschiedliche Module der cloudbasierten Ausschreibungsplattform zugreifen oder Unterstützung durch erfahrene Logistik-Berater hinzuziehen. 

Für jede Herausforderung die richtige Lösung – 6 typische Fragestellungen für Frachteinkäufer und 6 passende Lösungen: 

  1. Wie finde ich passende Dienstleister und welche zusätzlichen Spediteure sollte ich zur Ausschreibung einladen? 
  2. Kann ich für einzelne Sendungen auch günstigere Preise auf dem Spot-Markt erzielen?
  3. Welcher Dienstleister kann meine Transporte ausführen und was wird mich mein Transportbedarf kosten? 
  4. Wie sieht der ideale Vergabesplit aus und wie kann ich meine strategischen Vergabeziele mit den eingegangenen Angeboten erreichen? 
  5. Wo stehen meine Ausschreibungsergebnisse im Vergleich zum Markt und in welchen Bereichen liegt weiteres Einsparpotenzial? 
  6. Wann und wie kann ich von externer Unterstützung und Know-how profitieren? 

1. Wie finde ich passende Dienstleister und welche Spediteure sollte ich zur Ausschreibung einladen?

Für Verlader ist es nach wie vor extrem aufwendig, passende Dienstleister zu finden. Einkäufer können auf Grund von Intransparenz über angebotene Verkehrsträger, Fahrzeug- und Equipmenttypen, Service- und Qualitätslevel oder verfügbare Kapazitäten nur schwer einschätzen, ob ein Dienstleister die Anforderungen der Ausschreibung erfüllen kann. In der Folge werden die passenden Spediteure oftmals übersehen und nicht in den Ausschreibungen eingeladen. Beides führt zu einem unbefriedigenden Rücklauf von Angeboten beziehungsweise einer niedrigen Teilnahmequote. 
Im Ticontract Tendering haben Sie Zugriff auf über 35.000 qualifizierte Dienstleisterprofile aus allen Verkehrsträgern. Neben den Stammdaten der Speditionen und Frachtführer zu Equipment, Fuhrpark, regionaler Verfügbarkeit, Zertifikaten und Branchenkenntnissen finden Sie auch neutrale Plattformdaten wie Teilnahmequoten, Zeitpunkt des letzten Logins oder weitere eingesetzte Transporeon-Produkte. Über Filter finden Einkäufer schnell zu einer Liste passender Spediteure für jedes Ausschreibungsprojekt. 
Zur tiefergehenden Qualifizierung der potenziellen Dienstleister bietet die Plattform ein schnelles RFI-Tool (Request for Information). Mit einem kundenindividuellen digitalen Fragebogen können spezifische Dienstleisterinformationen abgefragt und automatisiert ausgewertet werden. Die Ergebnisse des RFI liefern eine verlässliche Entscheidungsgrundlage für die Auswahl der passenden Anbieter. 

2. Kann ich für einzelne Sendungen auch günstigere Preise auf dem Spot-Markt erzielen?

Gerade im Luft- und Seefrachtbereich können Verlader bei einzelnen Sendungen vom Spot Markt profitieren. Auch hier muss allerdings der Aufwand der Vergabe im richtigen Verhältnis zu den Einsparungen stehen. Hinzu kommt, dass die Vergabe häufig unter Zeitdruck stattfindet und daher möglichst schnell erfolgen muss. Mit dem Spot Tendering von Ticontract können Einkäufer einzelne Transporte auf einer Relation innerhalb von 60 Sekunden ausschreiben. Somit lässt sich schnell und unkompliziert eine Preisabfrage im Markt durchführen. Dienstleister mit freien Kapazitäten können die Spot-Ausschreibungen zur eigenen Optimierung nutzen. Von der Win-Win-Situation profitieren beide Seiten: Verlader erhalten eine schnelle und günstige Alternative und Carrier können die eigene Auslastung steigern.

3. Welcher Dienstleister kann meine Transporte ausführen und was wird mich mein Transportbedarf kosten?

Diese Frage kann mit 100%iger Sicherheit nur von den Dienstleistern selbst im Rahmen einer Ausschreibung beantwortet werden. Um am Ende verbindliche, vergleichbare und möglichst vollständige und wettbewerbsfähige Angebote zu erhalten, müssen Einkäufer mit der Ausschreibung mehr als nur Preise abfragen. Die Anbieter müssen zu jederzeit klar über die Anforderungen informiert sein. Eingaben in der Angebotsmatrix müssen valide sein und dürfen nicht manipuliert werden. Mit der Bid-Collection im Ticontract Tendering können Sie von Vorabbedingungen über Preise, Kapazitäten, Laufzeiten, Serviceanforderungen und vieles mehr alle relevanten Informationen von Ihren Anbietern einholen. Über Gruppierungen und Plausibilitätskriterien stellen Sie vollständige Angebote sicher. Alle Dienstleister haben Zugriff auf die Ausschreibungsinformationen. Fragen können direkt über die Plattform gestellt und bearbeitet werden. Mit Live-Feedback und Auktionsfunktionen erhöhen Sie die Transparenz und erzielen damit wettbewerbsfähige Preise. Die elektronische Abgabe der Angebote auf der Plattform garantiert einen vollständig dokumentierten und sicheren Bieterprozess. Alle Daten aus der Ausschreibung können in der Analyse übersichtlich ausgewertet werden. Auf Basis der für die Ausschreibung zugrundeliegenden Sendungsstruktur können mit wenigen Klicks Vergabeszenarien berechnet und gegenübergestellt werden. So erhalten Sie während und nach der Ausschreibung direkt einen Überblick über die Kosten Ihres Transportbedarfs.

4. Wie sieht der ideale Vergabesplit aus und wie kann ich meine strategischen Vergabeziele mit den eingegangenen Angeboten erreichen?

Einkäufer müssen bei der Vorbereitung der Vergabeentscheidung neben den eigenen strategischen Überlegungen eine Vielzahl von Vorgaben aus unterschiedlichen Fachabteilungen berücksichtigen. Dem gegenüber stehen Einschränkungen der Anbieter wie begrenzte Kapazitäten in unterschiedlichen Geographien. Gleichzeitig sollen volumenbasierte Rabatte oder individuelle Bündelungen von Relationen der Dienstleister bei der Berechnung des bestmöglichen Vergabeszenarios berücksichtigt werden. Ohne technische Unterstützung lassen sich die internen Vorgaben sowie der damit verbundene ideale Vergabesplitt selbst mit enormem personellem Einsatz nur annäherungsweise berechnen. Die kombinatorische Optimierung innerhalb der Ticontract Analyse bietet strategischen Frachteinkäufern ein umfangreiches Set an vordefinierbaren Vergabe-Restriktionen. Interne Vorgaben und strategische Vergabebedingungen können in Form individueller Regeln und Nebenbedingungen abgebildet werden. Selbst sogenannte Soft-Facts wie Qualitätslevel einzelner Dienstleister können über Herauf- und Herabstufungen einbezogen werden. Der Kombinatorische Solver errechnet in Millisekunden die mathematisch optimale Vergabe unter Berücksichtigung der vordefinierten Bedingungen und Einflussfaktoren. Mit einem sogenannten „Expressive Bidding“ Ansatz kann den Dienstleistern zusätzlich mehr Freiraum bei der Angebotsabgabe eingeräumt werden. So können individuelle Volumenrabatte, Lane-Bundles oder Alternativangebote aber auch regionale Kapazitäten eingegeben werden. Die Kombinatorische Optimierung kann diese Informationen bei der Berechnung des idealen Vergabesplits automatisiert berücksichtigen.

5. Wo stehen meine Ausschreibungsergebnisse im Vergleich zum Markt und in welchen Bereichen liegt weiteres Einsparpotenzial?

Mangels Alternativen erfolgt die Erfolgsbewertung bei Transportausschreibungen in der Regel über einen simplen Vorher-Nachher-Vergleich: Die Differenz zwischen Basispreis und Angebotspreis ist hierfür ausschlaggebend. Dieser Vergleich hat allerdings zwei elementare Schwächen! Zum einen finden Markt- und Preisveränderungen keine Berücksichtigung. Zum anderen werden die bestehenden Raten als Vergleichsbasis nicht weiter hinterfragt. Fehler aus vorangegangenen Ausschreibungen werden somit für die Bewertung zukünftiger Projekte übernommen. Um den Erfolg einer Ausschreibung realistisch und neutral bewerten zu können, benötigen Frachteinkäufer daher weitere Informationen über die tatsächlichen Preise sowie die allgemeine Marktentwicklung. Das Tenderbenchmarking von Ticontract und TIM CONSULT bietet exakt diese Daten. Jedem Preisfeld der Ausschreibung werden beim Tenderbenchmarking weitere Werte wie durchschnittlicher Marktpreis, niedrigster oder höchster Marktpreis hinzugefügt. Einkäufer können in der Analyse und der kombinatorischen Optimierung die eigenen Vergabeszenarien mit den Benchmarks vergleichen und den erzielten Preisen gegenüberstellen. Durch den Vergleich einzelner Relationen erhalten Einkäufer detaillierte Informationen darüber, wo die eigenen Stärken liegen und wo Einsparpotenziale schlummern. Dies hilft insbesondere bei einem Mehrrundenansatz, den Fokus in den Folgerungen auf die richtigen Relationen und Märkte zu setzen.

6. Wann und wie kann ich von externer Unterstützung und Know-how profitieren?

Dank digitaler Lösungen sind Einkäufer heute in der Lage, komplexe Ausschreibungen und Auswertungen komplett in Eigenregie durchzuführen. Dennoch macht es in bestimmten Fällen Sinn, externe Unterstützung hinzuzuziehen. Wenn Einkaufsabteilungen beispielsweise mit knappen personellen Ressourcen zu kämpfen haben, gleichzeitig aber dringende Ausschreibungen anstehen, können Projekte im Managed Service vom Ticontract Shipper Consulting unterstützt und durchgeführt werden. Die erfahrenen Berater können im Fall von kurzfristigen Spitzenlasten oder Personalmangel flexibel angefordert werden und die Frachteinkäufer entlasten. Mit zunehmender Größe steigt auch die Bedeutung des Ausschreibungsprojekts auf die Gesamtlogistikstrategie eines Unternehmens. Fehler bei der Ausschreibungserstellung oder Fehleinschätzungen bei der Analyse und Vergabe können signifikante Auswirkungen auf zukünftige Abläufe haben. Dies gilt insbesondere, wenn Vor-, Haupt- und Nachläufe ausgeschrieben werden und im Anschluss detailliert ausgewertet werden sollen. Bei umfangreichen Ausschreibungen ist es daher ratsam, frühzeitig die Hilfe von Experten einzuholen. Richtig aufgesetzt können Ausschreibungsprojekte zur strategischen und operativen Optimierung der Logistikabläufe genutzt werden. Die Logistik-Profis von Tim Consult verfügen über langjährige Erfahrung in der Ausarbeitung intelligenter Konzepte und Lösungen. Einkäufer profitieren von der Erfahrung und dem Markt-Know-how der Berater und erhalten zudem operative Unterstützung bei der Erstellung und Auswertung strategischer Frachtausschreibungen.

 

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