Wie KI-gestütztes Autonomous Procurement die Frachtvergabe ändert

Der Frachteinkauf steht vor einem Paradigmenwechsel: Mit der Einführung von neuen Tools im Procurement verändert sich die Art, wie Fracht vergeben wird – KI-gestützt, datenbasiert, autonom. Verlader und Spediteure sparen Zeit, Kosten und Ressourcen. Ein Blick auf die Potenziale einer KI-gestützten Technologie, die den Spotmarkt verändert.

Seit einigen Jahren steigt der Anteil der Fracht im DACH-Raum, der über den Spotmarkt abgewickelt wird. Die Gründe sind vielfältig: Flottenabbau und Fahrermangel führen zu Kapazitätsengpässen bei den Carriern. Verlader wiederum wollen sich in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit häufig nicht langfristig mit festen Volumen binden, was die Spotvergabe attraktiver macht. 

Diese Flexibilität hat ihren Preis: Die manuelle Abwicklung einzelner Anfragen ist zeitaufwendig, fehleranfällig und bindet Kapazitäten – sowohl bei Verladern als auch bei Spediteuren. Während Einkäufer Anfragen stellen, auf Angebote warten und diese vergleichen und bewerten, investieren Carrier Ressourcen in zeitintensive Kalkulationen, deren Ausgang ungewiss ist.

Preisgestalter statt Preisnehmer

Eine Autonomous Procurement-Lösung dreht den Prozess um: Nicht Carrier erstellen Angebote, sondern Verlader – mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz. Auf der Grundlage historischer Daten der Fracht- und Spotraten, einer vorgegebenen Spanne und Höchstpreisgrenze sowie logistischer Rahmenbedingungen wie Vorlaufzeiten, Transportart oder auch nachhaltigen Kriterien, kalkuliert die Lösung selbstständig einen marktgerechten Angebotspreis. Dieser wird in Echtzeit auf der  Plattform veröffentlicht – individuell angepasst an verschiedene Carrier.

Die integrierten KI- und Behavioral-Science-Analysen werten das Verhalten von Frachtführern auf Basis vergangener Buchungen aus und erstellen maßgeschneiderte Angebote. Sprich: Bei der Angebotserstellung ist ein hohes Maß an Differenzierung möglich. Das System prognostiziert automatisch einen Preis innerhalb des vorgegebenen Rahmens für einzelne Carrier. 

Wenn der Auftrag zu keinem der initialen Preise gebucht wird, passt das System den Preis dynamisch an oder leitet zusätzliche Ausschreibungsrunden ein. Und hier liegt der Unterschied zwischen einer automatisierten und einer autonomen Lösung: Autonomous Procurement legt eigenständig fest, welche Spediteure als nächste eingeladen werden, welche Konditionen ihnen angeboten werden und wie lange jede Runde dauert. Dieser Prozess läuft innerhalb kürzester Zeit ab. Was früher Stunden dauerte, geschieht heute in Sekunden – skalierbar, fehlerfrei und rund um die Uhr. Die Ergebnisse zeigen: Der Anteil der automatisiert gematchten Aufträge liegt bei bis zu 90 Prozent. Match-Times sinken auf durchschnittlich 70 Minuten.

Fakt ist: Je mehr strukturierte historische Daten zu Fracht, Routen und Carriern zur Verfügung stehen, desto präziser und effizienter arbeitet das System. Plattformbasierte Transportmanagementsysteme liefern hierfür die beste Grundlage – insbesondere dann, wenn sie Zugriff auf ein breites Netzwerk und belastbare Marktdaten ermöglichen.

Beziehungspflege statt Angebotserstellung

Der Nutzen für Verlader ist klar: Die Produktivität pro Disponenten steigt dank der Auslagerung des Spot-Buying-Prozesses jährlich um 20 Prozent. Teams können sich so auf strategische Deals und ihre Geschäftsbeziehungen konzentrieren, statt auf repetitive manuelle Arbeiten. Gleichzeitig ermittelt das System den am besten verfügbaren Spotpreis: Die Preise liegen insgesamt zwischen acht bis zwölf Prozent niedriger als bei herkömmlichen Angebotsverfahren – und das, obwohl weiter mit den bewährten Spediteuren zusammengearbeitet wird. Dazu kommt die Zeitersparnis, bis ein Deal zustande kommt, und die durchgehende Transparenz. Im Fachkräftemangel ebenfalls nicht zu unterschätzen: Auch Einsteiger bzw. unerfahrene Team-Mitglieder können mit dieser Lösung effizient Spot-Fracht ausschreiben – gestützt durch die Algorithmen der Technologie. 

Planungssicherheit statt Leerfahrten

Langfristig funktioniert aber eine neue Lösung nur, wenn beide Seiten profitieren. Der Vorteil für Carrier: Sie müssen keine Zeit in ein Angebot investieren, sondern können neue Aufträge unmittelbar mit einem Klick akzeptieren oder die Auftragsannahme komplett automatisieren. Gleichzeitig erhalten sie volle Transparenz über angebotene Sendungen, inklusive aller notwendigen Details. Das vereinfacht die Disposition – auch kurzfristig – und reduziert Leerfahrten. Ein weiterer Vorteil: Die verlässliche, pünktliche Bezahlung stärkt das Vertrauen und erleichtert die Planung, insbesondere für kleine und mittlere Carrier.

Technologie unterstützt – ersetzt aber nicht

Nach unseren Erkenntnissen lassen sich aktuell 95 Prozent der Fracht vollkommen automatisiert anbieten. Autonome Systeme unterstützen und ergänzen dabei die Mitarbeitenden und sind ein Beispiel dafür, wie man den idealen Schnittpunkt im Spannungsfeld zwischen moderner Technologie und menschlichen Fähigkeiten findet: Während Software in der Lage ist, Marktpreise in allen Relationen und Regionen schnell und fehlerfrei zu analysieren, bringen Menschen die Fähigkeit mit, Regeln zu hinterfragen, Ausnahmen zu bewerten und strategische Entscheidungen zu treffen.

Gerade in einem Umfeld, in dem Erfahrungswissen, Geschäftsbeziehungen und strategische Entscheidungen zählen, schafft die Kombination aus menschlicher Expertise und moderner Technologie den größten Mehrwert. Voraussetzung: ausreichend historische und standardisierte Daten und die Bereitschaft, im Unternehmen wesentliche Prozesse in der Frachtbeschaffung autonom zu gestalten.