Der Verkehrssektor ist immer noch stark von Papierdokumenten geprägt. Um ihn nachhaltiger zu gestalten, sollten traditionelle Praktiken durch digitale Ansätze ersetzt werden. Obwohl zukünftige Vorschriften wie die eFTI-Verordnung und der verpflichtende eCMR diese Umstellung vorantreiben werden, wird die Digitalisierung nur zögerlich angenommen. Dabei gibt es konkrete Vorteile des papierlosen Transports, wie eine bessere Zusammenarbeit der verschiedenen Akteure, spürbare Effizienzsteigerungen und deutlich weniger Kosten, ganz zu schweigen vom positiven Effekt auf die Nachhaltigkeit.
Der aktuelle Stand der Dinge
In jedem Transportunternehmen werden mehr als ein Dutzend verschiedener Papierdokumente verwendet: vom Abschluss von Vereinbarungen und der Organisation von Prozessen bis hin zur Zuweisung von Zuständigkeiten und der Sammlung von Nachweisen. Laut dem Trans.eu-Bericht über den Verkehrsmarkt 2024/2025 sind derzeit noch etwa 99 Prozent der in der Branche verwendeten Dokumente auf Papier.
Als Grund für die geringe Akzeptanz nannten 25 Prozent der Befragten in einer von ODeX durchgeführten Umfrage vor allem Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit. Mehr als 20 Prozent wissen nicht, dass es digitale Lösungen gibt und was sie bieten. Außerdem geben 15 Prozent der Befragten an, dass sie nicht über ausreichende Anpassungsfähigkeit und/oder Erfahrung im Umgang mit digitalen Werkzeugen verfügen, gefolgt von den Implementierungskosten.
„Wir sehen große Unterschiede bei der Einführung elektronischer Dokumente nach Sektoren und Verkehrsträgern. Während der Luft- und Seeverkehr aufgrund von Standardisierungsbestrebungen und der Komplexität des globalen Handels führend ist, verläuft die Digitalisierung im Straßenverkehr aufgrund des lokalen Charakters und unterschiedlicher Vorschriften deutlich langsamer“, so Gerry Daalhuisen, Senior Director of Dock & Yard / Fleet Products bei Transporeon. „Außerdem setzen große Unternehmen fortschrittliche Technologien oft schneller ein als kleinere, und der B2C-Sektor nimmt den Wandel schneller an als der B2B-Sektor. Einige Logistikunternehmen entscheiden sich dafür, ihre Investitionen in nicht unbedingt notwendige digitale Tools zu reduzieren, da das Frachtaufkommen und die Einnahmen zurückgehen. Andererseits investieren viele Unternehmen auch zunehmend in ihr Geschäft, um im Hinblick auf das aktuelle geopolitische und wirtschaftliche Umfeld widerstandsfähiger zu sein.“
eCMR als erster Schritt in Richtung eines papierlosen Sektors
Der digitale Frachtbrief, eCMR, ist ein erster Schritt auf dem Weg zu einem papierlosen Sektor. Es wird erwartet, dass seine Verwendung für die Branche im Juli 2027 verbindlich wird. Zu diesem Zeitpunkt soll die eFTI-Verordnung in vollem Umfang anwendbar sein und die Behörden der Mitgliedstaaten dazu ermutigen, die von den Betreibern über zertifizierte eFTI-Plattformen elektronisch übermittelten Informationen zu akzeptieren.
Erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen
Unabhängig davon, ob die elektronische Dokumentation verpflichtend ist oder nicht, kann die Einführung papierloser Prozesse den Transportunternehmen erhebliche geschäftliche Vorteile bringen. Ein Beispiel dafür ist die Umstellung von einem Papierkonnossement auf eCMR. Der gesamte Prozess, der die Erstellung des Dokuments, die Frachtprüfung, die Ablieferungsbestätigung und andere administrative Aufgaben umfasst, dauert beim derzeitigen papiergestützten Verfahren etwa 23 Minuten. Wird der Frachtauftrag digital abgewickelt, verkürzt sich diese Zeit auf 9 Minuten, wie eine Untersuchung von SIRA Consulting Research für das dänische Verkehrsministerium ergab.
Diese Zeitersparnis von fast einer Viertelstunde schlägt sich in erheblichen Kosteneinsparungen nieder. Der Transporeon-Rechner macht dies transparent. Bei 4,50 € pro CMR können die jährlichen Einsparungen für Verlader im DACH-Raum, die 10.000 Sendungen pro Quartal durchführen, bis zu 38.000 € betragen, und die gesamte Lieferkette kann ihre Kosten um 181.000 € senken.
Insgesamt könnte der europäische Transportlogistiksektor bis zu 1 Milliarde Euro pro Jahr einsparen, erwartet die Organisation eFTI4EU. Und dabei ist die Verkürzung der Wartezeiten an den Grenzen aufgrund der gesteigerten Effizienz noch gar nicht berücksichtigt.
Höhere Transparenz, weniger (menschliche) Fehler
Die Umstellung auf einen digitalen Ansatz verbessert auch die Kommunikation, Zusammenarbeit und Effizienz innerhalb der Lieferkette erheblich. So werden beispielsweise Daten über Sendungen zur Verfügung gestellt und eine Echtzeittransparenz ermöglicht, die sicherstellt, dass alle Beteiligten stets über den aktuellen Sendungsstatus informiert sind. Durch diese Transparenz können auch Probleme wie fehlende Sendungen und Verspätungen frühzeitig erkannt werden, was ein rechtzeitiges Eingreifen ermöglicht. Gleichzeitig werden menschliche Fehler ausgeschlossen, was eine größere Genauigkeit und eine zusätzliche Verbesserung der internen Abläufe, z. B. bei der Bestandsverwaltung, gewährleistet.
Ein nachhaltiger Wettbewerbsvorteil
Nicht zuletzt ist die elektronische Dokumentation ein nachhaltigerer Ansatz, der Transportunternehmen dabei hilft, ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen, indem sie beispielsweise den Papierabfall und den mit papierbasierten Prozessen verbundenen CO2-Fußabdruck reduzieren. Allein die Umstellung auf elektronische Frachtbriefe in Deutschland mit jährlich etwa 150 Millionen CMR, die aus vier Seiten bestehen, entspricht einer Einsparung von etwa 600 Millionen Blatt Papier pro Jahr – die Ausfertigung für alle Beteiligten nicht mitgerechnet. Ganz zu schweigen davon, was die Umstellung auf globaler Ebene bringt.
„Die Vorteile der E-Dokumentation überwiegen bei weitem den Implementierungsaufwand“, erklärt Gerry Daalhuisen. „Sie bietet eindeutige betriebliche und finanzielle Vorteile, wie reduzierte Kosten und erhöhte Produktivität, während gleichzeitig auf eine nachhaltige Zukunft hingearbeitet wird. Darüber hinaus werden Dokumentationsprobleme, wie z.B. Fehler und daraus resultierende Verzögerungen, von der Hälfte der Transportlogistiker als der größte Engpass im Betrieb angesehen. Auch hier ist die elektronische Dokumentation die Antwort.“
