Ręczne przetwarzanie dokumentów jest podatne na błędy, powolne i często chaotyczne.
Dokumenty papierowe mogą ulec zabrudzeniu, zniszczeniu, zapomnieniu lub mogą być nieprawidłowo wypełnione lub nieczytelne. Wysyłanie dokumentów pocztą elektroniczną, faksem lub pocztą tradycyjną prowadzi do fragmentarycznej archiwizacji oraz opóźnień, braków lub niekompletności dokumentacji.