La gestión manual de documentos es propensa a errores, lenta y, a menudo, desorganizada.
Los documentos en papel pueden ensuciarse, dañarse, olvidarse o rellenarse de forma incorrecta o no ser legibles. El envío de documentos por correo electrónico, fax o correo postal da lugar a un archivo fragmentado y a documentación atrasada, perdida o incompleta.