La gestione manuale dei documenti è soggetta a errori, lenta e spesso disorganizzata.
I documenti cartacei possono sporcarsi, danneggiarsi, andare persi, essere compilati in modo errato o diventare illeggibili. L'invio di documenti tramite e-mail, fax o posta comporta un'archiviazione frammentaria e ritardi, smarrimenti o incompletezze nella documentazione.