Строительные материалы


Сен-Гобен Строительная Продукция Рус

Прозрачное управление логистикой как инструмент повышения клиентского сервиса

Главная задача Сен-Гобен − улучшать клиентский сервис, сделав его высококонкурентным в соотношении цена – качество. И все наши планы по автоматизации логистики – это инструменты, которые позволяют совершенствовать сервис. Поэтому мы выстраиваем оптимальную, прозрачную, управляемую и автоматизированную структуру логистики.

Елена Павлова, Руководитель отдела перевозок
Сен-Гобен Строительная Продукция Рус

Сен-Гобен - крупнейший производитель строительных материалов, решений и технологий. Компания создает комфортное пространство для проживания, работы. В России у нее 7 заводов по производству строительных материалов, 3 крупных дистрибьюционных центра, R&D-центр и учебный центр «Академия Сен-Гобен. Ежемесячная транспортная потребность - 5700 перевозок, из которых в среднем 5200 автоперевозок и 300 – 450 железной дорогой.

Задачи

Значительный грузооборот, объемы производства и круг задач диктуют свои условия управления логистикой. Еще в 2012 году в компании поняли, что оформлять заказы на перевозки по телефону, обмениваться письмами в Outlook и обрабатывать информацию в Excel – не только не удобно, но чревато негативными последствиями. Поэтому решили кардинально изменить логистику. Было важно избавиться от миллионных затрат и простоев на складах, увеличить скорость оформления заказа в 10 раз. И сделать перевозку прозрачной для всех ее участников. Поставщиком решений для Сен-Гобен выступила Transporeon. С 2012 года компании совместно прошли путь от «бумажной» и ручной логистики до автоматизированной.

Главная цель в логистике Сен-Гобен − выстраивание эффективного процесса заказа транспорта. Семь лет назад стояли задачи: автоматизировать обработку заказа, оптимизировать процесс сбора и обмена данными, а также максимально сократить участие сотрудников в подборе перевозчиков.

Автоматизация заказа транспорта

Первым делом была реализована интеграция Transporeon с SAP. Благодаря этому все операции в логистике происходят в режиме «единого окна». Оформление заказов происходит нажатием одной кнопки. Специалист выбирает транспортную компанию на маршрут не по субъективной оценке, а на основе правил и исходя из согласованной доли по данному маршруту, выданной перевозчику в компании Сен-Гобен. Изменение структуры заказа перевозок – это не только автоматизация, но и смена механизма взаимодействия с перевозчиками. Пять лет работа с перевозчиками строилась преимущественно по «спотовой модели». На платформе проводились мини-аукционы и выбиралась самая выгодная ставка. При таком процессе назначения заявок есть свои преимущества и недостатки. Участие перевозчика в аукционе не означает, что он действительно планирует подавать машину в пункт назначения. Отгрузки клиенту порой срывались, так как грузовик не приезжал/приезжал не вовремя. А потом приходилось «догонять уходящую электричку» и везти дороже. Чтобы исключить издержки, была внедрена автоматизированная система распределения заявок перевозчикам по долям. Есть ключевые направления, по которым компания выбирает определенное количество перевозчиков/грузовиков в разрезе дня, недели, месяца и года. Затем распределяются доли между перевозчиками, информация интегрируется на платформу. Для Сен-Гобен такой механизм – это долгосрочное планирование перевозок. Перевозчику, в свою очередь, интересно, чтобы грузоотправитель заранее договорился о загрузке ряда машин на месяц. Тогда и ставка может быть более конкурентной. Так, к концу 2018 года доля «аукционов» в объеме заказов перевозок Сен-Гобен составила 20%. Теперь по спотовой модели компания работает только на новых маршрутах, где важно изучить актуальные предложения на рынке. Также иногда это может быть интересно, если в регионе переизбыток транспорта. Опыт и результаты показали, что для Сен-Гобен более оптимально использовать смешанный подход.

Все эти мероприятия по оптимизации заказа транспорта позволили снизить количество специалистов в call-центре почти вдвое. Время обработки заказа сократилось с 30 минут до 3. Одновременно с этим автоматизированный процесс сбора данных значительно сократил количество ошибок. Но главное – была выстроена прозрачная система взаимодействия между перевозчиками и компанией Сен-Гобен, исключающая злоупотребления и нарушения.

Управление расписанием

В 2015 году очередной пиковый сезон прошел для Сен-Гобен не очень эффективно, приходили регулярные претензии от клиентов по поводу простоев на складах/заводах. И постоянно требовалось оформлять выплаты по простоям в случае, если клиент приезжал самостоятельно вывозить оборудование и попадал в очередь на складе. За полгода компания могла выплатить штрафов за простой на сотни тысяч рублей. Чтобы оптимизировать этот процесс, необходимо было создать онлайн-расписание, в котором можно обмениваться информацией о времени прибытия машин. Что и было сделано. Теперь перевозчики бронируют время приезда на погрузку/выгрузку в модуле «Управление временными окнами» на платформе Transporeon. При изменении времени доставки, сотрудники отдела логистики могут варьировать «слоты». В модуле также видно, как в данный момент организована работа: кто уже отгрузился, кто поехал на другую точку, а кто опаздывает. Теперь все процессы при погрузке/выгрузке на всех заводах слотируются. Имея на руках статистику пиковых периодов работы на складах, можно заранее прогнозировать, где нужно усиливать работу склада, а где ослаблять.

Кроме того, в работе с временными окнами учитываются В2В клиентов, для которых материалы доставляются прямо на строительную площадку. Здесь важно, чтобы доставка была точно в запланированное время. На это время может быть заказан дорогостоящий кран для разгрузки, а возможно уже запланирован монтаж оборудования. В данном случае необходимо четко отследить, когда машина забронировала «слот» на погрузке и когда ее возможно отгрузить на площадке. При доставке на объект важно вовремя иметь обратную связь о том, что клиент получил материал, поэтому все перевозчики проставляют статус «доставлено» в Transporeon.

Управление доплатами

Еще один вопрос, который требует серьезной аналитики в перевозках любого крупного грузоотправителя – дополнительные расходы. Все системные доплаты в Сен-Гобен ранжированы и обрабатываются через модуль «Управление доплатами». В компании оценили, какие дополнительные затраты требуются для тех или иных клиентов, и теперь большинство из них прогнозируются. Наиболее типичные причины доплат: дополнительная точка выгрузки, переадресация заказа, возврат товара на склад отгрузки, приобретение дополнительного пропуска, простой на выгрузке/погрузке, растентовка, которая не была заявлена ранее. Механизм выставления претензий по дополнительным расходам осуществляется через модуль «Управление доплатами». Теперь перевозчику не нужно отправлять претензию по электронной почте, а достаточно зайти в свой транспортный заказ. Туда он выкладывает все документы. И, наконец, Сен-Гобен принимает решение: подтверждать или не подтверждать доплату.

Отслеживание качества работы перевозчиков

Производственные мощности Сен Гобен ежемесячно растут, а вслед за этим и объём перевозок. Чтобы эффективно отслеживать сервис логистики, необходима отчетность по качеству работы перевозчиков, качеству передачи заказов и наличию дополнительных затрат. Отчетность включает такие блоки как:

  1. KPI перевозчика:
    • Отказ от перевозки
    • Своевременность подачи/доставки
    • Качество доставки
  2. Анализ перевозок:
    • Пиковые и неравномерные нагрузки в периоде
    • Новые маршруты
    • Закрытие заказов долевыми перевозчиками через Best-carrier
    • Предложение и выбор на аукционе
  3. Стоимость:
    • Дополнительные услуги
    • Неравномерные отгрузки
    • Цена маршрута No-touch order − Best-Carrier

Главная задача – сформировать визуализированную и информативную отчетность, которую удобно выгружать для формирования аналитики и статистики. Свою отчетность сможет видеть и перевозчик. Изучает ли он ее и насколько активно – это также показатель его эффективности как подрядчика.

Результаты и планы

За 7 лет работы на базе платформы Transporeon Сен-Гобен удалось оптимизировать:

  • Транспортные расходы 
  • Расходы на администрирование 
  • Степень прозрачности процесса логистики 
  • Время ожидания на погрузке/разгрузке 
  • Емкость склада 
  • Объем простоев 

Но цифровизация – процесс постоянный. И главная задача до конца 2019 года − полностью автоматизировать заказ транспорта. По планам, заказ на доставку будет автоматически перенаправляться от одного перевозчика к другому, при необходимости уходить в аукцион без участия специалистов Сен-Гобен, на основе критериев и механизмов платформы. Еще одна задача – доработать модуль «Отчетность», сделав его максимально информативным и визуализированным. Также планируется расширить возможности управления временными окнами. Объем производственных мощностей Сен-Гобен вырос и необходимо «слотироваться» одновременно на нескольких площадках. И, наконец, наиболее масштабная задача – организация полного контроля доставки. Сейчас статус о прибытии груза «Сен Гобен» проставляется на платформе Transporeon в течение 24 часов. Но хотелось бы получать отметку в режиме «онлайн» о том, что машина прибыла, выгрузилась. В планах, чтобы все происходило здесь и сейчас. Задача максимум по контролю доставки – понимать, где машина находится в данный момент и когда приедет.