Betere klantenbinding door digitale logistieke informatie

tablet in a warehouse

Documentatie is belangrijk, maar creëert het meerwaarde? Dat is maar hoe je het bekijkt. Intelligente digitale logistieke informatie - bijvoorbeeld in de vorm van documentatie - in de logistieke sector kan klantenbinding wel degelijk een flink duwtje in de rug geven. Dat doet het bijvoorbeeld door klachten en de creditering rond transportopdrachten sneller te verwerken. Het is Mobile Order Management - waarbij de vrachtwagenchauffeur via een app kan inloggen op de digitale logistieke processen - die dit mogelijk maakt.

Snellere creditering dankzij digitale logistieke informatie

Bij systemen voor Mobile Order Management worden alle vrachtdocumenten digitaal doorgestuurd naar een mobiel eindapparaat in de vrachtwagen. Een chauffeur ondertekent ze met behulp van een touchscreen en vervolgens gaan ze direct door naar het ERP- of transport management systeem van de verlader. Er ontstaat dankzij de digitale logistieke informatie real-time inzicht in de uitgevoerde handelingen. Dat geldt ook voor het omruilen van lastdragers, zoals pallets. Met een digitaal palletformulier kunnen klanten bijvoorbeeld direct een creditering krijgen. Met een papiergebaseerd proces zou dit drie tot vier weken in beslag nemen. Zo beschikt de klant sneller terug over zijn 'werkkapitaal'. En aanvullend verbetert en versnelt digitale schadedocumentatie via apps de klachtenbehandeling.

Digitaliseren van klachten en schadegevallen

Klachten en schadegevallen vormen voor elke klant-leverancierrelatie een beproeving. Mobile Order Management via een smartphone of een tablet kan een wezenlijke bijdrage leveren om dergelijke situaties eenvoudiger te maken en in het beste geval de klantrelatie te verstevigen. Schade is direct te fotograferen en vervolgens automatisch te koppelen aan de order en te ondertekenen. Hiermee is de schade controleerbaar gedocumenteerd. Er is zogezegd digitale logistieke informatie gecreëerd. Die functie is ook voor ingewikkelde leveringen te gebruiken. Waar het anders woord tegen woord is, geeft een foto uitsluitsel voor alle betrokkenen. Bovendien zijn klachten sneller te behandelen dankzij de digitalisering. Ook wordt de reactietijd korter. Zo is bijvoorbeeld in het systeem vast te leggen dat de dienst kwaliteitsbeheer automatisch op de hoogte moet zijn indien er sprake is van een 'unclean receipt'. De verantwoordelijken kunnen dan onmiddellijk contact opnemen met de klant.

Elektronisch bewijs van aflevering (ePOD)

Maar ook als er geen klachten zijn heeft de verlader een schriftelijk bewijs nodig voor de aflevering van het artikel of de zending op de bestemming. Het kan echter weken duren voordat een ondertekende papieren leverbon bij de verlader aankomt. Dat komt door het manuele proces op basis van papier: na de aflevering moet de chauffeur de ondertekende leverbon op papier, vaak

gebundeld, overmaken aan de expediteur. Hij doet dat persoonlijk of via fax. Deze verwerkt het document en wijst het handmatig toe aan de bijhorende order. Vervolgens geeft de expediteur de informatie - indien nodig - door aan de verlader. Met digitaal orderbeheer daarentegen is de ondertekende leverbon in real-time beschikbaar op de smartphone of tablet. Met behulp van de digitale logistieke informatie is automatisch een ontvangstformulier in PDF-formaat te genereren. Dit document bevat alle relevante gegevens en is rechtstreeks te exporteren naar het inhouse-systeem van de verlader. Er ontstaat automatisch een link met de order.

Aanmelden voor onze nieuwsbrief