Werden Sie in 3 Schritten zum Spezialisten für elektronische Beschaffungssysteme (E-Procurement-Tools)

Smartphone, camera and other gadges on a table

In der Regel merkt man sehr schnell, wenn man mit dem falschen Werkzeug arbeitet. Alles gestaltet sich schwieriger und benötigt mehr Zeit. Oft steigen auch die Kosten. Mit dem falschen Schraubenschlüssel wird es wesentlich länger dauern, die undichte Stelle unter dem Spülbecken zu reparieren. Mit dem falschen Sechskantschlüssel, werden Sie schnell gewaltig frustriert sein und die Montage Ihrer Möbel möglicherweise aufgeben, noch bevor Sie diese vollständig ausgepackt haben. Warum nutzen Logistik Spezialisten trotzdem häufig e ein ungeeignetes Einkaufstool? Ihre Jobs sind auch so schon stressig genug und mit vielen Überstunden verbunden.

Warum nutzen Frachteinkäufer häufig das falsche E-Procurement-Tool?

Meine Vermutung ist, dass es für jeden von uns - auch für Spezialisten im Frachteinkauf - bequemer ist, etwas zu nutzen, das uns bereits vertraut ist. Traditionell haben Einkäufer immer Telefon, Fax und E-Mail genutzt, um Ihre Ausschreibungen aufzusetzen und zu durchzuführen. Daraus resultiert ein großes Hin und Her mit jedem der teilnehmenden Anbieter. Gespräche und Nachrichten müssen wiederholt und mehrfach gesendet werden, um alle zur gleichen Zeit auf dem gleichen Informationsstand zu halten. Und dieser Prozess führt zu menschlichen Fehlern.

Aus diesen Gründen zögern Beschaffungsspezialisten, wenn es darum geht, aufwendige nach neuen Anbietern zu suchen. Sie bevorzugen es, bei den gleichen alten Dienstleistern zu bleiben, egal was kommt. Und sie haben sicherlich keine Zeit (selbst wenn sie die mathematischen Fähigkeiten dazu besitzen), alle Angebote richtig zu analysieren, gründlich zu vergleichen und effektiv auszuwerten. Zusammengefasst bedeutet das: Entscheidungen in der Logistik-Beschaffung basieren häufig auf ungenauen und unvollständigen Informationen, einem suboptimalen Pool von Dienstleistern, nicht belastbaren Annahmen und manchmal werden Entscheidungen schlicht intuitiv gefällt.

Also welches ist das richtige E-Procurement-Tool?

Es ist für Spezialisten in der Logistik-Beschaffung an der Zeit, sich von ihren Excel-Tabellen, ihren Erinnerungs- und Abklärungs-E-Mails an jeden einzelnen Spediteur und den endlosen Telefonaten zu verabschieden. Steigende Gehälter führen dazu, dass Arbeitgeber von Ihren Angestellten eine höhere Produktivität erwarten. Damit Logistikeinkäufer sich auf die Aufgaben konzentrieren können, die ihr Fachwissen verlangen, benötigen sie ein neues Einkaufstool.

Welches Tool ist das richtige? Hier sind3 Schritte, um ein Spezialist für E-Procurement-Tools zu werden:

1. Untersuchen Sie, welche Lösungen am Markt existieren

Die Alternative zu veralteten und unwirksamen manuellen Ausschreibungsmethoden ist ein effizientes und bewährtes E-Procurement-Tool. Hiervon stehen verschiedene zur Auswahl. Die heutigen Frachtausschreibungstools sind in verschiedenen Ausprägungen und Größen verfügbar – allgemeine Einkaufstools (nicht speziell für den Logistikeinkauf), Systeme zur Beschaffung für einzelner Transportmodi (nur Straße, nur Luft, etc.) oder Systeme, die verschiedene Transportarten (Straße, Schiene, Luft- und Seefracht) bedienen.

Wie die untenstehende Grafik zeigt, gibt es die Systeme zudem in verschiedenen Software-Formen. Als am unkompliziertesten und effizientesten gilt dabei Software as a Service (SaaS), welche den geringsten Implementierungsaufwand mit sich bringt und am schnellsten zu Ergebnissen führt. SaaS bedeutet auch, dass die Anwendungen leicht zu integrieren sind und Sie nur für Features bezahlen, die Sie tatsächlich nutzen. Sie können mit einer kleinen Lösung starten und diese bei Bedarf beliebig skalieren.

Ein weiterer großer Vorteil von SaaS ist, dass die gesamte Verantwortung für Updates, Sicherheit und Verfügbarkeit beim SaaS liegt. SaaS ist die Plattform des 21. Jahrhunderts, welche keine individuelle unternehmensspezifische Implementierung, Instandhaltung und Plattforminnovation und Entwicklung benötigt. Diese Kosten verteilen sich bei SaaS-Anwendungen auf die zehntausenden von Nutzern, was wiederum allen Zeit und Geld spart.

Übersicht E-Procurement-Tools

2. Durchleuchten Sie den Markt

Spezialisten in der Transportbeschaffung können sich einen allgemeinen Überblick über Frachtraten verschaffen, indem sie auf Angebote aus der Vergangenheit zurückblicken. Sie können zudem auf online Preisindizes zugreifen und Benchmarking Daten für transportartspezifische und teilweise sogar einige marktspezifische Frachtraten nutzen. Allerdings lieferte keine dieser Quellen aktuellste Daten. Einige verfügbare Quellen liefern geradezu historische Daten.

Bringen Sie Ihr Marktwissen auf ein neues Niveau und nutzen Sie die Fülle an Informationen, die Ihnen eine bewährte und vertrauenswürdige E-Sourcing-Plattform für die Transportausschreibung zur Verfügung stellt. Dabei profitieren Sie unmittelbar vom enormen Fachwissen der Experten, die Tag für Tag an mit Transportausschreibungen arbeiten. Ihre E-Sourcing-Plattform sollte Ihnen einen Gesamtüberblick über den Markt liefern und diese mit markspezifischen Details wie beispielsweise dem prozentualen Anstieg bzw. Rückgang von Seefrachten (möglicherweise möchten Sie Ihre Zuteilung anpassen) oder Jahresspitzen bei der Auftragsvergabe (möglicherweise möchten Sie, Ihren Auftrag zurückhalten und ihn zu schwächeren Zeiten im Jahresverlauf vergeben) ergänzen.

Verteilung von Transportausschreibungen nach Verkehrsträger auf E-Sourcing-Platform Ticontract[/caption]

3. Finden Sie heraus, welches E-Sourcing-Tool zu Ihnen passt

Mit Ihrem neugewonnenen Wissen ist es nun an der Zeit, herauszufinden, welches elektronische Beschaffungssystem am besten für Sie geeignet ist. Der beste Weg dabei ist, sich die Systeme live in Aktion zeigen zu lassen. Die Transporeon Group bietet Ihnen beispielsweise eine kostenlose Live Demonstration der eigenen Ausschreibungsplattform an.

Auf die folgenden Details sollten Sie bei der Wahl eines E-Procurement-Tools achten:

  • Ein nachweislicher Fokus auf den Einkauf von Logistik- und Supply-Chain-Dienstleistungen – dieser Schwerpunkt ist Ihre Garantie dafür, dass der Anbieter die Komplexität versteht, die sich hinter Frachtraten, Servicelevels, Volumenberechnung und ähnlichem verbirgt.
  • Einfache Bedienbarkeit – Sie wollen sich sicherlich nicht durch 99 Schritte und Buttons klicken, nur um einen Bericht zu erstellen. Ihr neues E-Procurement-Tool muss intuitiv und unkompliziert sein und Ihren Beschaffungsprozess widerspiegeln.
  • Wählen Sie ein System, das schnell erlernbar ist und nicht mehr als 2 Tage Training benötigt. Fragen Sie nach Trainingsvideos, FAQs und spezialisierten und erfahrenen Shipper Consultants, die Sie jederzeit in Ihrer Zeitzone und in Ihrer Sprache ansprechen können.
  • Idealerweise verbindet Sie Ihr neues Tool mit dem größten globalen Netzwerk von Logistik- und Supply-Chain-Organisationen. Das ermöglicht Ihnen, bei Bedarf neue Spediteure zu Ihrem Dienstleister-Pool hinzuzufügen. Auf der anderen Seite haben die Dienstleister hier die Möglichkeit, Verträge auf ihren bevorzugten Relationen zu gewinnen und die eigenen Prozesse zu optimieren in dem sie Wartezeiten verkürzen, möglichst volle LKWs sicherstellen und Leerkilometer reduzieren. Die hierdurch erzielten Einsparungen werden letztlich wieder in niedrigeren Raten für Sie resultieren.
  • Live-Ranking für Angebote und Möglichkeit zur Durchführung mehrerer Angebotsrunden. Es ist statistisch erwiesen, dass Sie durch Live-Ranking der Angebote und mehrere Angebotsrunden bessere Frachtraten erzielen. Achten Sie bei der Wahl Ihres E-Sourcing-Tools daher darauf, ob das System diese Features unterstützt.
  • Funktionen zur Lösung komplexer Szenarien– lassen Sie Ihr neues Tool die aufwändige Berechnung der idealen Zuteilung übernehmen. Einige E-Sourcing-Tools bieten eine Kombinatorische Optimierung der Ergebnisse. Diese digitale, auf Algorithmen basierende Funktion, kann selbst die komplexesten Vergabeszenarien analysieren. Dabei werden innerhalb von Sekunden, Trillionen möglicher Vergabekombinationen unter Berücksichtigung vordefinierbarer Regeln berechnet. Eine kombinatorische Optimierung ermöglicht Ihnen, unterschiedlichste strategische Vorgaben aus Lieferantenbeziehungen, Risikomanagement, Kostenzielen und Logistikprozessen bei der Vergabe mit einzubeziehen.