Informieren Sie alle, die es angeht! (Teil 9)

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Transportausschreibungen können verschiedene Gründe und Ziele haben. Damit sie erfolgreich verlaufen, ist eine Reihe von Punkten zu beachten, die immer gelten. Daran möchte ich an dieser Stelle anknüpfen und in loser Folge die wichtigsten Schritte zu einem erfolgreichen Ausschreibungsprozess im Blog behandeln. Die Hinweise und Tipps sind aus jahrelanger Erfahrung bei der Beratung und Begleitung unserer Kunden in den verschiedensten Ausschreibungsprojekten entstanden.

Die sorgfältige Kommunikation mit allen Beteiligten ist ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor für die Ausschreibung. Stellen Sie sicher, dass alle intern involvierten Stellen und Niederlassungen informiert sind und Bescheid wissen. Lokale Dienstleister werden bei ihren Ansprechpartnern vor Ort nachfragen. Diese sollten wissen, dass ausgeschrieben wird und wer Auskunft geben kann. Informieren Sie die Transportpartner über den Grund und das Ziel der Ausschreibung. Hierzu können Sie zum Beispiel zu Beginn der Transportausschreibung ein Webinar durchführen, zu dem Sie alle möglichen Partner einladen.

Sehen Sie es als Ihre Pflicht im Sinne eines fairen Umgangs mit Ihren Transportpartnern an alle Fragen zeitnah zu beantworten. Bereiten Sie deshalb soviel Informationen vor wie möglich. Machen Sie alle Dokumente und Verträge verfügbar, zum Beispiel durch Hinterlegen in der verwendeten Ausschreibungsplattform. Inkludieren Sie Sendungsdaten, Mengen, Volumina und alle weiteren benötigten Daten.

Kommunizieren Sie auch klar die gesamte Zeitschiene für den Ausschreibungsprozess, inklusive der vorgesehenen Einzelschritte (RFI, RFQ, weitere Verhandlungsrunden). Geben Sie nach jeder Verhandlungsrunde allen Bewerbern eine Rückmeldung, auch denen, die sie nicht weiter berücksichtigen wollen und begründen Sie die Absage. Denn die Dienstleister müssen für die Transportausschreibung auch Ressourcen blocken.

Schreiben Sie über eine elektronische Plattform aus, so ist die Information der Teilnehmer automatisiert praktisch per Knopfdruck möglich. Auch können Sie häufig gestellte Fragen in der Plattform sammeln und für alle Teilnehmer sichtbar machen.

Soweit mein heutiger Tipp zur richtigen Information und Kommunikation. Im nächsten Blog erfahren Sie abschließend, wie Sie Transparenz schaffen und ein effizientes Vergabeszenario aus Ihrer Transportausschreibung erhalten.

Wenn Sie das Thema Transportausschreibung vertiefen möchten, sehen Sie sich doch unser komplettes Whitepaper „10 Tipps wie Sie Ihre Transporte mit maximalem Erfolg ausschreiben“ inkl. diverser Checklisten an. (LINK)

Lesen Sie auch Tipp 8: Gehen Sie erst live, wenn wirklich alles bereit ist!

Lesen Sie auch Tipp 7: Wer übernimmt welche Funktion im internen Projektteam?

Alle Tipps  aus der Serie "10 Tipps zur Transportausschreibung" finden Sie hier zusammengefasst.