Mehr Flexibilität für bessere Angebote: Expressive Bidding bei Transportausschreibungen!

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Transportausschreibungen sind komplex und nahezu jedes Ausschreibungsprojekt ist in seiner Ausgestaltung einzigartig: Je nach Verkehrsträger, Fracht und Verlader beinhaltet die Angebotsmatrix individuelle Preiskomponenten, unterschiedliche Mengengerüste und -einheiten sowie verschiedenste Zusatzinformationen. Eines haben aber nahezu alle Frachtausschreibungen gemeinsam: Preise und Informationen werden in Angebotsmatrizen klassischerweise zeilenbasiert pro Relation abgefragt.

Bei einem Expressive Bidding Ansatz können Dienstleister dagegen individualisierte Angebote mit zeilenübergreifenden Rabatten und Zusatzinformationen abgeben. Anbieter können die damit gewonnene Flexibilität nutzen, um beispielsweise Effekte aus Auslastungssteigerungen und Routenoptimierungen bei der Zuteilung bestimmter Relationen in das Angebot einfließen zu lassen. Dabei gilt: Je mehr Möglichkeiten Sie Ihren Dienstleistern zur Selbstoptimierung einräumen, desto stärker profitieren Sie am Ende selbst von den Effizienzsteigerungen Ihrer Anbieter!

Expressive Bidding: Mehr Informationen bereits innerhalb der Ausschreibung

Als Verlader erhalten Sie bei einem Expressive Bidding Ansatz bereits mit der Angebotsabgabe Informationen, die üblicherweise erst nach der Ausschreibung im direkten Kontakt mit dem Dienstleister verhandelt werden. Bei klassischen Ausschreibungsprozessen entsteht häufig die Situation, dass sich Ergebnisse aus nachgelagerten Verhandlungen rückwirkend auf das geplante Vergabeszenario auswirken. Eine einzige nachträgliche Kapazitätseinschränkung eines Dienstleisters kann so das komplette Ergebnis einer vorangegangenen Auswertung in Frage stellen. Jede Verhandlungsrunde mit einem Dienstleister beeinflusst wiederum bereits abgeschlossene Verhandlungsergebnisse mit anderen Anbietern. Im schlimmsten Fall begeben Sie sich in unzählige Nachverhandlungen oder akzeptieren eine gewisse Ungenauigkeit bei der Bestimmung des idealen Vergabeszenarios. Mit Expressive Bidding lösen Sie diese Problemstellung, in dem Sie Rabatte und Kapazitäten bereits während der Bieterphase abfragen.

Je mehr Informationen Sie innerhalb einer Ausschreibung abfragen, desto aufwändiger gestaltet sich allerdings die Analyse der Ergebnisse. Ohne technische Unterstützung ist es schlicht unmöglich, zeilenbasierte Preisangaben mit zeilenübergreifenden Rabatten und Kapazitätseinschränkungen kombiniert auszuwerten. Wie komplex sich die Kalkulation eines Vergabeszenarios gestaltet, zeigt das folgende Beispiel einer simplen FTL-Ausschreibung mit lediglich fünf Relationen in zwei Regionen bei drei abgegebenen Angeboten:

Carrier ACarrier BCarrier CRequired capacity (units per week)Offered pricesLane 1- DE87 to DE20120.000 €85.000 €100.000 €2Lane 2 - DE87 to DE6075.000 €70.000 €80.000 €2Lane 3 - DE87 to DE0890.000 €2Lane 4 - FR75 to FR4427.500 €32.500 €30.000 €1Lane 5 - FR75 to FR1135.000 €41.000 €40.000 €1Offered discountsLane bundle dependent discountsbundlediscountbundlediscountbundlediscountLane 1+2+310,00 %Lane 4+515,00 %Lane 2+310,00 %Offered capacitiesMaximum available units per weekDEFRDEFRDEFR613242

In der oben abgebildeten Angebotsmatrix haben drei Spediteure unter "offered prices" ihre Angebote pro Relation angegeben. Darüber hinaus haben die Dienstleister unter "Lane bundle dependent discounts" Relationen zu individuellen Paketen gebündelt, und einen Rabatt hinterlegt, den sie für die Relationen dieses Bündels gewähren, sofern sie den Gesamtauftrag für das Paket erhalten. Unter "Offered capacities" haben die Dienstleister angegeben, wie viele Fahrzeuge sie pro Woche für die Lanes in Deutschland und Frankreich maximal zur Verfügung stellen können.

Cost: 307.500 €Allocation in best per Lane ScenarioCARRIER ACARRIER BCARRIER CLane 1 - DE87 to DE20100 %Lane 2 - DE87 to DE60100 %Lane 3 - DE87 to DE08100 %Lane 4 - FR75 to FR44100 %Lane 5 - FR75 to FR11100 %

Beim "best per Lane Scenario" oben erfolgt die Zuteilung der Transportaufträge nach dem besten Angebot. Zusätzliche Informationen zu Rabatten und Kapazitäten werden hier nicht berücksichtigt. Im Beispiel würden die Lanes 1 und 2 zu 100% an den Spediteur "Carrier B" vergeben. Die Lanes 3, 4 und 5 würden zu 100% an den Dienstleister "Carrier A" vergeben werden.

Cost: 312.500 €Allocation considering regional capacitiesCARRIER ACARRIER BCARRIER CLane 1 - DE87 to DE20100 %Lane 2 - DE87 to DE6050 %50 %Lane 3 - DE87 to DE08100 %Lane 4 - FR75 to FR44100 %Lane 5 - FR75 to FR11100 %

Die oben abgebildete Zuteilung berücksichtigt die vom Verlader vorgegebenen benötigten Kapazitäten (in der Angebotsmatrix unter "Required capacity" hinterlegt) und die von den Spediteuren abgegebenen Verfügbarkeiten (in der Angebotsmatrix unter "Offered capacities" angegeben). In unserem einfachen Beispiel hätte dieser Schritt noch manuell erledigt werden können. Das Beispiel zeigt aber anschaulich, dass die Berechnung eines Vergabeszenarios ohne Berücksichtigung von Kapazitäten möglicherweise zu nicht realisierbaren Ergebnissen führt. Mathematisch aufwändiger wird es auch in unserem einfachen Beispiel, wenn individuelle Lane Bundles berücksichtigt werden sollen:

Cost: 304.975 €Allocation considering regioinal capacities and lane bundlesCARRIER ACARRIER BCARRIER CLane 1 - DE87 to DE20100 %Lane 2 - DE87 to DE60100 %Lane 3 - DE87 to DE08100 %Lane 4 - FR75 to FR44100 %Lane 5 - FR75 to FR11100 %

Das oben abgebildete Ergebnis unserer kleinen Transportausschreibung zeigt deutlich, welchen Einfluss Kapazitäten und Rabatte auf die Vergabeentscheidung haben können. Während im "Best per lane scenario" noch 3 Lanes an den Dienstleister "Carrier A" vergeben würden, kommt dieser unter Berücksichtigung der Rabatte und Kapazitäten gar nicht mehr zum Zug.

Das stark vereinfachte Beispiel vermittelt auch eine Vorstellung von der Komplexität einer zeilenübergreifenden Szenarienkalkulation. Die Abfrage von Zusatzinformationen innerhalb einer Ausschreibung nach einem Expressive Bidding Ansatz macht daher nur dann Sinn, wenn die entsprechende Technologie zur automatisierten Auswertung der Ergebnisse vorhanden ist. Im Ticontract Tendering lassen sich die oben beschriebenen Vergabeszenarien mit wenigen Klicks erstellen und auswerten.

Mit einem hochentwickelten E-Sourcing-Tool lassen sich Expressive Bidding Projekte ohne großen Aufwand anlegen und automatisiert auswerten. Neben schlankeren und transparenteren Prozessen bietet der progressive Ausschreibungsansatz aber noch weitere bedeutende Vorteile.

5 Vorteile des Expressive Bidding Ansatz bei Transportausschreibungen

#1: Synergien durch individuelles Lane-Bundling

Vom Spot-Markt kennen wir die Situation: Bei fehlenden Anschlussladungen oder um Leerfahrten zu vermeiden bieten Spediteure einen Transport teilweise unterhalb des Selbstkostenpreises an. Bei starren Frachtausschreibungen haben Dienstleister dagegen kaum die Möglichkeit, die ausgeschriebenen Transporte individuell zu kombinieren oder an Hand bestehender Relationen zu optimieren. Entsprechend fällt es den Anbietern schwer, mögliche Synergieeffekte in ihr Angebot einzupreisen.

Bei einer Expressive Bidding Ausschreibung ermöglichen Sie den Dienstleistern, unterschiedliche Relationen zu individuellen Lane-Bundles zusammenzufassen. Für jedes Bundle kann der Dienstleister einen Rabatt hinterlegen. Erhält der Anbieter die Zuteilung für ein vollständiges Bundle, greift der zugesicherte Rabatt. Auf diese Weise können Spediteure aus den ausgeschriebenen Transporten effiziente Routen planen oder diese verladerübergreifend mit bestehenden Relationen kombinieren. Einen Teil der daraus resultierenden Synergieeffekte können die Anbieter über die Rabatte an den Verlader weitergegeben und so die Chance einer Komplettzuteilung erhöhen.

#2: Skaleneffekte durch volumenabhängige Rabattstaffeln

Da die Dienstleister bei der Angebotsabgabe nicht wissen, welches Frachtvolumen ihnen letztlich zugeteilt wird, können sie Fixkosten nur ungenau verrechnen und Investitionsentscheidungen nur schwer einplanen. Die Spediteure werden daher mit kaufmännischer Vorsicht eine Absicherung gegenüber einer geringen Zuteilung einpreisen. Mögliche Skaleneffekte können dadurch bei den angebotenen Preisen nur begrenzt berücksichtigt werden.

Über individuelle Rabattstufen wird den Anbietern beim Expressive Bidding die Möglichkeit gegeben, Skaleneffekte realistisch und ohne Risiko in die Angebote einzukalkulieren. Dabei wird den Dienstleister sowohl die Definition der Grenzwerte als auch die Höhe der Rabattierung überlassen. Auf diese Weise entfällt für anbietende Spediteure die Notwendigkeit, Sicherheiten gegen niedrige Zuteilungen einzupreisen. Durch den Bezug zum tatsächlichen Auftragsvolumen können die abgegebenen Preise sowohl realistischer als auch knapper kalkuliert werden.

#3: Optimale Verteilung von Kapazitäten

Aus geographischer Sicht sind Spediteure häufig in der Lage, einen Großteil der Relationen einer Transportausschreibung zu bedienen. Da die Mengen in einer Transportausschreibung klassischerweise zeilenbasiert pro Relation hinterlegt sind, beziehen sich die Kapazitäten der Anbieter in der Regel auch jeweils nur auf diese bestimmte Zeile. Für jeweils eine Relation haben die meisten Anbieter ausreichen Kapazitäten zur Verfügung. Fasst man die Mengen mehrerer Relationen einer Ausschreibung dagegen zusammen, stoßen Spediteure häufig an ihre Grenzen. Hinzu kommt, dass Spediteure realistischer Weise an verschiedenen Standorten über unterschiedliche Kapazitäten verfügen. Um bei der Auswertung überregionaler Frachtausschreibungen zu realistischen Ergebnissen zu gelangen, müssen daher unterschiedliche Kapazitätsgrenzen für verschiedene Relationsbündel berücksichtigt werden.

Mit einem Expressive-Bidding-Ansatz fragen Sie die maximalen Kapazitäten der Dienstleister bereits in der Ausschreibung ab. Je nach Struktur der Ausschreibung kann es dabei sinnvoll sein, mehrere Werte für unterschiedliche Bereiche (beispielsweise Regionen, Standorte, Fahrzeugtypen) abzufragen. In ihren Angeboten können die Dienstleister weiterhin ohne Kapazitätseinschränkung Preise abgeben. In der automatisierten Auswertung werden die verfügbaren Kapazitäten der Spediteure dann optimal auf die Relationen verteilt, auf denen die Anbieter die besten Preise abgegeben haben. Die individuellen Stärken und Kapazitäten der Spediteure werden so automatisch berücksichtigt.

#4: Zusätzliche Flexibilität und mehr Angebote durch Alternativen

Häufig werden in Frachtausschreibungen bereist detaillierte Vorgaben zur Abwicklung der Transporte festgelegt. Für Dienstleister kann es unter Umständen günstiger sein, ein alternatives Angebot beispielsweise auf einem anderen Verkehrsträger oder Fahrzeugtyp anzubieten. Gerade im aktuellen Kontext der knappen Transportressourcen sollten Sie darüber nachdenken, den Dienstleistern mehr Flexibilität bei der Angebotsgestaltung einzuräumen.

Wenn Sie alternative Angebote zulassen, geben Sie den Anbietern mehr Möglichkeiten zur individuellen Optimierung und erhalten so zusätzliche, oft günstigere, Angebote. Die entsprechende Technologie vorausgesetzt, entsteht dabei für Sie kaum Mehraufwand. Im Ticontract Tendering werden die alternativen Angebote beispielsweise automatisiert in die Auswertung integriert. Von der gewonnenen Flexibilität profitieren in der Regel beide Parteien: Spediteure können die Auslastung alternativer Transportmittel optimieren und Verlader erhalten bessere und vollständigere Angebote.

#5: Selbstbefähigung dank E-Sourcing-Technologie

Expressive Bidding war lange Zeit nur innerhalb aufwändiger Beratungsprojekte umsetzbar und für entsprechend umfangreiche Ausschreibungen sinnvoll. Dank moderner Technologien hat auch hier der digitale Trend zur Selbstbefähigung eingesetzt. Mit einem modernen E-Sourcing-Tool lassen sich Expressive Bid Events von erfahrenen Frachteinkäufern selbstständig und ohne großen Mehraufwand umsetzen. Die Früchte hängen tiefer, Sie sollten sie ernten!

Wenn Sie mehr zu Expressive Bidding bei Frachtausschreibungen und zur Ticontract Tendering Ausschreibungsplattform erfahren möchten, melden Sie sich hier kostenlos und unverbindlich für eine Live-demo an!