E-Sourcing reduziert Ressourcen- und Zeitbedarf (Teil 6)

trucks driving on a freeway in the sunrise

Kalkulieren Sie realistisch, in welchem Zeitrahmen Sie die Ausschreibung mittels E-Sourcing durchführen können. Beachten Sie dabei Saisonspitzen und andere Engpässe wie etwa Ferien- und Urlaubszeiten. Der Zeitbedarf der Ausschreibung hängt wesentlich von folgenden Faktoren ab:

  • Umfang (Relationen, Verkehrsträger, Komplexität, Zahl der beteiligten Dienstleister etc.)
  • Internationalität (Zahl der involvierten Länder, Lieferanten, eigene Standorte etc.)
  • Durchführung (konventionell mit Excel-Listen, mit Frachtenbörse, mit Ausschreibungsplattform mit umfassenden Auswertungsfunktionen etc.)
  • Eigene Ressourcen (Teamgröße, zur Verfügung stehende Zeitfenster etc.)

Zeitbedarf mit E-Sourcing minimieren

Generell gilt, dass der Zeitbedarf mit elektronischen Ausschreibungsplattformen minimiert wird. Dies gilt für den Ausschreibenden wie für die teilnehmenden Unternehmen, was wiederum die Bereitschaft der Speditionen erhöht an der Ausschreibung teilzunehmen. Denn die E-Sourcing Plattform hilft viele Prozesse zu automatisieren und Eingabefehler zu vermeiden. Der Kommunikationsbedarf verringert sich, die Auswertung der Angebote wird vereinfacht.

Setzen Sie den Gesamtzeitraum der Transportausschreibung dennoch nicht zu kurz an. Erfahrungsgemäß benötigt nicht die Dateneingabe die meiste Zeit. Vielmehr sind es die Datenbereitstellung und die Harmonisierung von Informationen der involvierten Niederlassungen, Werke etc., die eine gewisse Zeit benötigen. Auch den an der Ausschreibung beteiligten Speditionen sollten Sie im eigenen Interesse genügend Zeit einräumen. Es hat sich nicht bewährt, an der Gesamtdurchlaufzeit der Ausschreibung zu sparen.

Wichtig ist auch, dass Sie auch die internen Ressourcen, die in die Vorbereitung und Durchführung der Transportausschreibung involviert sind, richtig planen. Darüber im nächsten Blog-Beitrag mehr.

Noch ein Hinweis: Prüfen Sie, ob der gewählte Prozess Revisionssicherheit bietet bzw. wie Sie diese herstellen können. In der Regel ist heute eine komplette Dokumentation aller Ausschreibungsschritte aufgrund bestehender Compliance-Richtlinien erforderlich. Elektronische Ausschreibungsplattformen erfüllen diese Anforderung.