Best Practice AVISTA OIL: Transportkosten senken mit digitaler Prozesskette

Chemical refinery at sunset

AVISTA OIL steuert seine Logistikprozesse weitgehend digital.

Davon profitiert das Unternehmen in mehrerlei Hinsicht. Es konnte seine Prozess- und Transportkosten senken, die Transparenz erhöhen und die Produktivität steigern. Wir sprachen dazu mit Manfred Himmelbach, Group Logistics Officer bei AVISTA OIL.

Die AVISTA OIL ist eines der führenden Unternehmen in der Gebrauchtöl-Aufbereitung in Europa und den USA. Über 58 Umschlagpunkte in Mitteleuropa und den Staaten der US-Ostküste werden Gebrauchtöl, Emulsionen und gebrauchtes Glykol zu drei Raffinerien transportiert. Dort werden die Produkte aufbereitet, gemischt, neu abgefüllt und anschließend vertrieben. Um den komplexen logistischen Anforderungen zu begegnen, hat Manfred Himmelbach, Group Logistics Officer bei AVISTA OIL, eine durchgängige digitale Prozesskette realisiert: von elektronischen Ausschreibungen über die angeschlossene Frachtratenverwaltung, eine automatische Frachtvergabe und ein Zeitfenstermanagement bis hin zur elektronischen Frachtrechnungskontrolle. Im Interview berichtet er über das Best-Practice-Beispiel.

Herr Himmelbach, warum sind bei AVISTA OIL die Logistikprozesse weitgehend digitalisiert?

Manfred Himmelbach Vor der Umstellung gab es keine Transparenz. Jeder Fachbereich hat selbst Ausschreibungen durchgeführt und Frachtaufträge an unterschiedliche Transportdienstleister vergeben. Uns war klar, dass sich das viel effizienter und günstiger organisieren lässt. Deshalb haben wir diese Prozesse in der Abteilung Group Logistics zentralisiert. Und das Ergebnis gab uns Recht: Die höhere Transparenz sorgte für reduzierte Logistikkosten sowie effiziente und moderne Prozesse. Alle Abläufe können jetzt in einem System abgebildet werden.

Welches Modul hat dabei den größten Vorteil gebracht?

Manfred Himmelbach Betrachtet man nur die Kosteneinsparungen, hatte die elektronische Ausschreibung den größten Einzeleffekt. Damit konnten wir die Transportkosten senken - 2015 um einen sechsstelligen Betrag . Aber es geht nicht allein um die Kosten. Unsere Logistik muss reibungslos funktionieren. Deshalb war es für uns so wichtig, einen durchgängigen digitalen Prozess zu schaffen, der alle Abläufe effizienter macht – für alle Beteiligten entlang der Supply Chain. So hat zum Beispiel das Zeitfenstermanagement nicht nur die Wartezeiten für die LKW-Fahrer verkürzt, sondern auch unsere Produktionsplanung verbessert. Meine Kollegen in den Raffinerien wissen jetzt, was am nächsten Tag zu welcher Uhrzeit angeliefert wird und können das berücksichtigen.

Könnten Sie uns diesen durchgängigen digitalen Prozess nochmals beschreiben?

Manfred Himmelbach Unsere Ausschreibungen führen wir über das Tendering-Modul von TICONTRACT durch. Dadurch können wir auf eine große Datenbank zugreifen und unseren Pool an Speditionen erweitern. Über dieses Tool wählen wir die Transportdienstleister für die Ausschreibung aus und stellen umfangreiche Ausschreibungsunterlagen zusammen. Die Speditionen tragen ihre Angebote in eine Matrix ein, sodass wir sie einfach über das Tool auswerten können. Sind die Verträge geschlossen, werden die Daten in die Frachtratenverwaltung exportiert, die sehr übersichtlich und komfortabel aufgebaut ist.

Und was läuft im Falle eines konkreten Transportauftrags ab?

Manfred Himmelbach Die Ratenverwaltung von TICONTRACT ist mit der TRANSPOREON-Plattform vernetzt. Mit wenigen Klicks lässt sich die Anforderung dort in das Frachtvergabe-Modul eingeben und der Transportauftrag wird anhand verschiedener Kriterien an eine geeignete Spedition weitergegeben. Der Frachtführer nimmt den Auftrag in der Regel an und bekommt die Frachtpapiere digital zugeschickt. Liefert er Gebrauchtöl, Emulsionen oder gebrauchtes Glykol an, kann er zudem ein Zeitfenster für den Warenein- und ausgang der entsprechenden Raffinerie buchen.

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

Manfred Himmelbach Durch die automatisierte Auftragsvergabe haben wir eine wesentlich höhere Transparenz. Zwar ist alles zentral gesteuert, aber die Fachbereiche können jederzeit die Informationen zu ihren Transporten einsehen. Außerdem hat sich der manuelle Aufwand enorm reduziert. 80 Prozent der Frachtvergabe läuft allein über das System, ohne dass zusätzliche Telefonate oder E-Mails nötig sind. Das Zeitfenstermanagement-System hat die Durchlaufzeiten an unseren Raffinerien reduziert und zu kürzeren Wartezeiten für LKW und einer besseren Nutzung der Verladekapazitäten geführt.

Gibt es nach der Anlieferung bzw. Abholung noch einen Folgeprozess?

Manfred Himmelbach Ja, mit der elektronischen Frachtpreisprüfung schließt sich der Kreis wieder. Dadurch konnten wir die Zahl der Belege um 90 Prozent reduzieren. Die Abrechnung ist in vier Stunden pro Woche erledigt, weil das System automatisch den Transportauftrag und den in der Ratenverwaltung hinterlegten Vertrag abgleicht und daraufhin die Gutschrift erstellt. So können wir von der Ausschreibung bis zum Gutschriftverfahren alles in einem System abbilden.

Wie geht es weiter mit der digitalen Supply Chain bei AVISTA OIL?

Manfred Himmelbach Für 2017 planen wir eine Schnittstelle zwischen unserem ERP-System und der TRANSPOREON-Plattform. Unser Ziel ist es, Transportaufträge direkt im ERP erstellen und dann über die Plattform vergeben zu können.

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